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Tres reglas de oro en la Productividad Personal

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No importa el método que sigas, ya sea GTD, Autofocus, simplemente anotas tus tareas en la agenda o estás iniciando en el mundo de la Productividad Personal, ésta tiene reglas que aplicadas correctamente transforman tu vida de una forma asombrosa.

Muchas veces nos enfocamos en el método y nos olvidamos de que lo más importante es aquello que hacemos y la forma en la que lo hacemos, hay pequeños trucos ampliamente conocidos y que incluso ya he mencionado en algunos artículos, sin embargo, los quiero agrupar en este post porque siento que como lo dije en el título son tres reglas fundamentales, de oro en la Productividad Personal.

 

1. Anota todo aquello que llegue a tu mente: Veamos, es el principio de recopilación de David Allen, pero como te digo aplica para todo. Tu cerebro no es una máquina de registro de actividades, además de tus tareas diarias, en este órgano fundamental para la vida se llevan a cabo múltiples funciones, que si bien hacemos de manera automática ocupan un lugar en “el disco duro perfecto”.

Si dejas a la suerte de tu memoria actividades sustanciales, por más que lo intentes no podrás nunca reducir tus niveles de estrés y de tensión, lo cual mermará tu salud y te hará pensar que eres el ser más agobiado del universo, cuando la realidad es que todo era tan simple como tomar una breve nota.

Este principio es fundamental para mejorar tu estilo de vida y obviamente tu productividad personal, ya que el simple ejercicio de tomar una nota referente a una actividad que tienes que hacer, por sí solo hace que sea más fácil para ti recordarlo después, ya hiciste una acción al respecto.

 

2. La regla de los dos minutos: Este principio es sumamente práctico y ayuda mucho a evitar descuidos innecesarios y la consecuente procrastinación, si hay algo que tienes que hacer y te lleva menos de dos minutos hacerlo, entonces hazlo en el preciso momento que te viene a la mente, ya sin registrarlo, sin procesarlo.

Esta regla es excepcional y te permite ir cerrando “preocupaciones innecesarias” pues ya por hacerlas concluiste un punto que te ayuda a irte liberando de pendientes que, sin tanta relevancia, ocupan un espacio en tu mente.

Como excepción a la regla está la siguiente: En ocasiones hay actividades que requieren de mucha concentración, en cierto momento entramos en ese maravilloso momento que es el “estado de flujo”, el punto en el que ya estamos viendo el avance, entonces recordamos ese pendiente que podría tardarnos menos de dos minutos, pues no, no vamos a dejar lo que estamos haciendo en ese preciso momento.

Lo conveniente es tomar una nota rápida y seguir con la actividad, el pequeño pendiente se hará tan pronto tomemos una pausa real ya que de otra forma retomar la concentración sería complicado pues el cerebro tarda unos minutos (normalmente más de dos) en llegar a esta sensación.

 

3. La necesidad de las listas: Como lo dije al principio del artículo, no importa que seas seguidor del Sistema GTD, que uses Autofocus, o te organices solo con una agenda, pero las listas de actividades son imprescindibles para poder llevar el seguimiento de nuestro día a día.

No quiero sonar dramático, pero una vida sin listas nos puede llevar al caos productivo porque la vida sin una planeación no siempre resulta como la esperamos, no estoy diciendo que debemos llevar un sistema sofisticadísimo de listas, estoy diciendo que hasta en un pedacito de papel debemos esquematizar nuestras actividades diarias.

De esta forma no podemos perder tiempo, no podemos perder el rumbo, es más fácil organizarnos y hacer las cosas que nos corresponden, porque si no, regresamos al punto uno, dejamos a la suerte de nuestra mente todo nuestro destino.

 

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Estas tres reglas de la productividad personal te permitirán mantener el control de tus tareas y tus tiempos mejor de lo que imaginas, empieza a ponerlas en práctica y pronto verás los resultados.

Omar Carreño  

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Fotografía  de Stock.XCHNG

4 Comments

  1. Gracias, Omar, por este fantástico post, que sintetiza unas reglas universales. Por experiencia he ido depurando estas reglas y adaptándolas a mi propia productividad.

    La primera regla es indispensable. Vaciar la mente, registrando en el inbox cada cosa que surja, y enfocarse en la tarea en curso.

    La segunda regla, depende… cuando me surge una microtarea, seguramente esté interrumpiendo una tarea en curso. Como regla tengo que la tarea más importante es la que estás ejecutando en estos momentos, ya que has priorizado y depurado el resto, y por ello estás ocupado en ella. Por tanto, la regla de los dos minutos no me aplica, y suelo meterla en la bandeja de entrada para la siguiente revisión o para algún tiempo muerto.

    De la tercera regla, estoy de acuerdo en gran parte. Dejé GTD por estar repleto de listas, y estar perdiendo más tiempo en procesar, revisar y reorganizar que en lo realmente es importante: ejecutar. Estoy más orientado al Autofocus. Para ello, suelo tener de una a tres listas como mucho. Cada tarea la clasifico por contexto y una etiqueta, con lo que el las listas para mi es secundario. Puedo combinar estos conceptos con un criterio similar a las listas. No necesito más.

    Para mi, otra regla universal e indispensable, es la revisión frecuente y constante. No me toma mucho tiempo y de ello depende el éxito de mi productividad.

    Añadiría otro concepto que no es una regla, pero sí un referente: ser lo más simple posible. Cuando encuentras un método sencillo, rápido, eficaz… ¿para qué complicarlo? La esencia de la productividad se trata de eso: ser eficiente y óptimo en la acción, y así ganar tiempo y concentración para la planificación de nuevos proyectos e ideas o en otros menesteres importantes. Es complicado hacerlo sencillo, porque has de identificar y sacrificar cosas que PUEDEN ser importantes para enfocarte en lo que realmente ES importante.

  2. Estimado Omar,

    Gran articulo, me gusta mucho cuando dices:

    Muchas veces nos enfocamos en el método y nos olvidamos de que lo más importante es aquello que hacemos y la forma en la que lo hacemos, hay pequeños trucos ampliamente conocidos

    Esa es quizá una de las verdades mas grandes de la productividad. Muchas veces lo he dicho, no es el sistema, ni el electrónico, ni el papel… Son los pequeños trucos que te ayudan a ahorrar (muchas veces a no desperdiciar) un minuto aquí y un minuto allá.

    Recibe un saludo

    Augusto Pinaud

  3. Claro esta que puse la torta citando tratando de poner el código de HTML… Si lo puedes corregir Omar te lo agradezco y borrar este segundo comentario. Mi idea era resaltar lo que dijiste, pues me pareció muy importante.

    Saludos

    Augusto Pinaud

  4. Gracias Omar por el artículo.
    Personalmente he tratado de seguir GTD aunque como dice Augusto gestionar todas las listas puede ser complicado si tienes muchas tareas o proyectos.
    En mi caso, las prioridades en las tareas es fundamental para mantenerse centrando en las tareas importantes.

    Como resaltaba Augusto, el fragmento sobre no centrarse en el método y si en en las tareas me parece fundamental. Aveces nos centramos más en el método o proceso que en el objetivo. Esta afirmación la podemos ver respalda, por ejemplo, en las metodologías ágiles del desarrollo software.

    No he probado Autofocus, me lo anoto.

    Un saludo
    Ajimenezsa

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