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Sistema para elaborar listas de tareas o acciones.

Desde hace algunas semanas he estado analizando todos los elementos que conjugan el Sistema GTD de David Allen con el apoyo de los artículos que nos está aportando Jerónimo Sánchez en su blog El Gachupas.

Sin embargo un elemento que considero de suma importancia en cualquier Sistema de Productividad, llámese GTD, ZTD o Autofocus, son las listas de tareas o acciones que nos permiten iniciar el proceso de organización en base a ciertas actividades previamente determinadas que nos brinden las posibilidad de cumplir nuestros objetivos.

Es importante crear el hábito consciente de registrar toda nuestra lista de tareas o acciones, ya que de esta forma, estaremos en posibilidad de recordar lo que tenemos que hacer, muchos de los problemas que tenemos con la productividad se dan porque no llevamos un registro adecuado de nuestros pendientes.

Considero que para tener un listado eficiente debemos analizar la forma en cómo redactemos las tareas o acciones a desarrollar, ya que si somos muy genéricos o ambiguos, esto nos llevará a postergar la actividad, y aquí lo importante es tener la capacidad de lograr que la acción nos motive a realizarla.

En este orden de ideas, he establecido un sistema que resulta sumamente útil para redactar adecuadamente nuestras listas de tareas o acciones, mismo que te presento a continuación:

1. Puedes registrar tus actividades o tareas en cualquier dispositivo que te resulte útil y práctico, ya sea un cuaderno, una agenda o un medio electrónico, el punto más importante es que lo tengas a la mano para revisarlo constantemente.

2. Redacta una sentencia sencilla en menos de dos renglones de extensión, trata de encuadrar la actividad a manera de recordatorio, no tanto con santo y seña de toda la actividad en si misma, sino algo que te permita tener en cuenta específicamente lo que hay que hacer.

3. La tarea o acción a realizar debería estar redactada en carácter imperativo y constituir algo que debes “hacer”, por ejemplo, para mí es útil anotar algo que diga más o menos así: “Contestar comentarios del Blog”, “Escribir artículo de Lista de Tareas para AR”.

4. Durante tu día realiza tus actividades planeadas y al final del mismo, elabora la lista de tareas para el siguiente, esta es la mejor forma de llevar a cabo la organización de tu nuevo día, porque de esta forma no perderás tiempo en las primeras horas para tratar de recordar qué es lo que tienes que hacer, sino que llegas y desde el principio pones manos a la obra, recuerda que es el mejor momento productivo de tu día.

5. Ve marcando cada tarea que concluyas, ya que este pequeño ejercicio tiene un doble efecto en tu productividad, el primero es que no te permitirá duplicar trabajo, (créanme cuando estamos saturados puede ocurrir) y el segundo es que te va brindando una motivación adicional por que cada línea subrayada es un paso más a la consecución de tus objetivos.

6. Repite la tarea o actividad, en tantos días o momentos lo tengas como un pendiente, ya que muchas veces consideramos que como lo anotamos el lunes, pero nos pasaron otra actividad, el jueves lo seguiremos recordando, no importa cuántos días te tome realizar fehacientemente tu compromiso, pero no permitas que se quede en el olvido por no volver a anotarlo, es muy desagradable que te pidan que entregues algo y no lo hayas concluido porque se te olvidó.

7. El punto más importante es que asumas una actitud en la cual la lista sea tu esquema físico de actividades y te brindes la oportunidad de terminar tareas o acciones, de esta forma irás mejorando constantemente.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Una correcta gestión de tu lista de tareas te permitirá mejorar tu productividad considerablemente, he de reconocer que estoy en el proceso de adopción del GTD como Sistema de Productividad Personal, pero para eso todavía falta mucho conocimiento, sin embargo la importancia de la lista de tareas o acciones radica en poder hacer todo aquello sin olvidar nada.

Omar Carreño

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13 Comments

  1. Muy interesantes los puntos que desarrollas para la gestión de listas 🙂

    Me gustaría aportar un par de ideas adicionales que a mi me han funcionado de maravilla:

    1) A la hora de escribir las tareas es importante que empiecen por un verbo –eso nos lleva a la acción–, y que corresponda a una acción física.

    Por ejemplo, en lugar de anotar “preparar el artículo del blog”, es mejor “escribir el artículo del 8 de marzo” –¿qué significa exactamente “preparar”? Ello nos da sensación de urgencia y nos facilita mucho la puesta en marcha, pues ya sabemos que tenemos que sentarnos a escribir en el ordenador.

    2) Anotar tareas que sean un bloque de trabajo, de forma que al terminar podamos tacharla. Ello implica que no deberíamos tener tareas que se extiendan a lo largo de los días. Si prevés que la tarea se extenderá, busca partes más pequeñas que puedas ir tachando según las completes.

    Por ejemplo, si vas a pasar tu discoteca de CDs de música a iTunes, anota tareas del tipo “Pasar discos 1 al 10”, “Pasar discos 11 al 20”, y así sucesivamente. De esa forma, cada vez que nos pongamos a ello podremos tachar tareas, permitiendo dejarlo cuando estemos cansados, y al mismo tiempo tachar tareas.

    Esto nos permite tener sensación de avance, algo muy importante para mantener la motivación.

    • Mi estimado Jero,

      Mil Gracias por tan buenas aportaciones, creo que de esta forma el articulo se clarifica mucho y podemos poner en marcha estas sugerencias de manera que resulta más comprensible y adecuado.

      Coincido plenamente en la importancia de subdividir las tareas en pequeñas acciones bien definidas, de esta forma podremos tener un control en pequeño y sobre todo en lograr mayor motivación con la conclusión de actividades.

      Mil gracias por aportar para sumar en el desarrollo del Blog.

      Saludos,

      Omar Carreño

  2. Hola Omar,

    Puntos claros y concisos, fáciles de entender y llevar a la práctica.

    Las ideas adicionales de Jero completan el sistema.

    Un saludo a los dos.

    Inma.

    • Hola Inma,

      Totalmente de acuerdo contigo, las ideas de Jero complementan el artículo perfeccionándolo y haciéndolo más práctico.

      Creo que la simplicidad con la que podamos entender la productividad es la mejor forma de hacer de esta un nuevo elemento para progresar en ella, haciendo accesible a todos.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  3. ¡Hola Omar!

    En ocaciones se pude sentir que se repite el mismo concepto, pero muestras diferentes ángulos del mismo lo cual nos ayuda a los neófitos a poder ver las bondades de tal sistema.

    ¡Saludos desde la encarnavalada Ensenada!

    • Hola Ricardo,

      Precisamente a veces siento que eso ocurre, sin embargo es la forma en la que a veces yo siento que se van dando los cambios en mi vida y de esta forma logro establecerlos como un hábito perfectible.

      Me da mucho gusto que lo estés percibiendo de esta forma, ya que a veces es complicado lograr una correcta adecuación del tema.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos

      Omar Carreño

  4. ¡Coincido contigo al 100×100!

    Para mi además de servir como recordatorio y plan de acción es importante saber cuando hice cada cosa por dos razones:

    1. Por si alguien ( .. jefe .. ) pregunta si está hecha tal cosa.
    2. Al final del día, cuando las pilas están agotada y te parece que has perdido todo el día, miras las tareas “tachadas” y ahí es donde ves realmente lo que has hecho.

    En resumen para mi las listas de tareas son mi “medidor de productividad”.

    • Hola Jordi,

      ¡Que interesantes aportaciones! Coincido contigo en el efecto positivo que tiene en nosotros ver lo que hemos hecho a lo largo del día y como lo dije en mi artículo referente al Autofocus, las fechas tienen el uso también de Sistema de Gestión de actividades con lo que es sumamente sencillo llevar un orden que nos pueda servir para respoder a cuestionamientos rápidos de nuestro trabajo.

      Mil Gracias por tu comentario mi querido amigo,

      Ya se te extrañaba.

      Omar Carreño

  5. Hola Omar
    Muchas gracias por estos Tips tan útiles, saludos

    Ana Julieta Padilla

    • Mi estimada Ana Julieta,

      Primero que nada ¡Bienvenida! Es un verdadero honor que estés con nosotros en el Blog, en verdad me. Mucho gusto que tras la entrevista en Dinero Inteligente podamos apoyarnos y conocernos, es un gran honor para mi.

      Aunado a lo anterior, agradezco profundamente tus palabras, en verdad es un gran apoyo, no sabes cuanto motivan comentarios así.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  6. Hola Omar
    Muy Bueno tu post. Coincido totalmente contigo el sistema de autofocus es uno de mis favoritos en lo que se refiere a productividad habia probado otros pero con este me siento comoda ya que se emplea de una manera muy sencilla, lo he adoptado tanto en la oficina con en mi vida personal. Para mi es muy motivante cada vez que marco una tarea como realizada porque me doy cuenta de lo productiva que soy y del tiempo libre que ganare al final del dia sin preocupaciones osea sin estres…!

    Saludos,
    Daile Quero

    • Hola Daile,

      Fíjate que yo estoy tratando de implementar el famoso sistema GTD, ya que es un poco más amplio en cuanto a su aplicación en el cual definitivamente el sistema Autofocus interviene en cuanto a la gestión de listas de tareas.

      Coincido contigo en que lo más importante es eliminar el estrés de nuestra vida, en todos los aspectos es mucho más sencillo hacernos a la idea de que con las cosas que hacemos nos encontramos con un cúmulo de oportunidades de crecer y llevando bien nuestras listas de tareas o acciones será mucho más fácil conseguir estos objetivos.

      Mil Gracias por tu comentario,

      ¡Felicidades por tu progreso!

      Saludos,

      Omar Carreño

  7. “Vale mas una pálida tinta, que una brillante memoria” Mas claro que el agua 🙂

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