Pages Navigation Menu

Reglas para una reunión de trabajo eficiente

Hace unos días mi amiga Ana Julieta me preguntó vía Twitter algunos puntos sobre la productividad en lo referente a las juntas de trabajo, por lo cual consideré conveniente realizar este artículo que puede ilustrar en cierta forma como llevar una reunión de trabajo eficiente y productiva.

Muchos de los expertos en productividad, señalan que la tendencia laboral actual apunta a un exceso en la realización de reuniones de trabajo, mermando con esto el desarrollo real de las tareas y actividades programadas.

La importancia de las juntas de trabajo radica en exponer puntos sensibles dentro de la organización de proyectos que puedan beneficiar al equipo brindando información relevante que permita mejorar el proceso.

En virtud de lo anterior, me he dado a la tarea de preparar ciertas reglas para una reunión de trabajo productiva y eficiente.

De manera general:

  • El mejor horario para agendar las reuniones debieran ser después de las 10:30 A.M. ya que a esta hora los asistentes han tenido tiempo suficiente para llegar, revisar sus últimos puntos concernientes a la reunión, imprimir algunos informes, etc. No hay nada más estresante para un trabajador que vivir los conflictos viales sabiendo que tiene que atender una reunión a primera hora, o cuando son antes de la hora de la comida o de la salida, la gente se encuentra más ansiosa por irse que por atender a la reunión y lamentablemente se pierde el objetivo real de la misma.
  • Es imprescindible convocar solo a las personas necesarias, de nada sirve que asistan quienes no se vean afectados directamente por el tema, es más fácil remitir una minuta sobre puntos relevantes que tener gente distraída y distrayendo pudiendo estar realizando sus actividades normales.
  • Una vez iniciada la reunión no hay distracciones, uno de los errores comunes de las reuniones de trabajo estriba en que con los famosos teléfonos móviles estamos disponibles a cada momento y en consecuencia la reunión que podría tardar treinta minutos se puede alargar hasta por hora y media derivado de las interrupciones constantes, ahora si que como en examen, no se permiten teléfonos, llamadas ni salidas al servicio.

Si eres quien organiza:

  • Convoca a los asistentes con suficiente tiempo de anticipación para que puedan prepararse debidamente.
  • Realiza y transmite una orden del día sobre los temas que van a abarcarse en la reunión, no olvides un pequeño espacio para “Temas de interés general”, por si alguien quiere hacer uso de la palabra sobre un tema relevante.
  • Toma las debidas previsiones para que antes de iniciar la reunión se encuentren dispuestos todos los elementos necesarios para la exposición, tales como proyector y computadora.
  • Solicita a los asistentes que lleven todo el material necesario para sus exposiciones, no hay nada más incómodo que gente saliendo y entrando por cosas olvidadas.
  • Ya en la reunión dirige respetuosamente las exposiciones y establece tiempos claros para las mismas, no permitas interrupciones y observa que todo mundo esté al tanto de lo que se expone.
  • Deberás mantener la temática central y no dar pie a debates y discusiones de “opinión” que no llevan a un resultado específico.
  • Designa a una persona específicamente para tomar datos relevantes y acuerdos que le permitan realizar la minuta de la reunión.
  • No dispongas unilateralmente que se prolongue la reunión, trata de manejar bien los tiempos con el objeto de terminar a la hora establecida, o convoca a una nueva reunión posteriormente, si logras hacer de esto un hábito la gente te reconocerá como una persona confiable y podrán organizar sus tiempos mejor para continuar sus actividades o atender otros compromisos.
  • Reenvía la minuta de la reunión y los documentos relevantes que hayan sido expuestos en la misma y que no tengan carácter de confidencial.

Si eres asistente:

  • Asiste puntualmente a la convocatoria que se te haya hecho.
  • Lleva todo el material necesario para cualquier cuestionamiento que pudieran hacerte, para esto es importante siempre ir actualizando nuestros reportes y controles y no cuando te lo soliciten.
  • Si tienes que exponer un tema trata de hacerlo de manera clara, concisa y breve, es frustrante ver a un expositor que habla de datos y cifras que no tienen nada que ver con los procesos sustantivos.
  • Si alguien controvierte tu información o te realiza un cuestionamiento toma nota de todo lo que te adviertan y contesta respetuosamente, no entres en controversias.
  • No interrumpas al expositor y si tienes alguna pregunta anótala para un momento adecuado en que puedas hacerlo.
  • No te estés distrayendo con el teléfono móvil, la laptop, etc., trata de atender respetuosamente a quien exponga y toma notas relevantes, si es necesario.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Las razones más importantes de una reunión de trabajo radican en generar acuerdos que permitan mejorar los puntos sustanciales de la organización, encontrar los puntos débiles que hay que corregir y ver resultados para la planeación futura de acciones a seguir. Hacerlo de manera organizada, eficiente y productiva nos dará la oportunidad de encontrar estos puntos.

Omar Carreño

Si te ha gustado esta entrada, te invito a que recibas Análisis Realista en tu correo electrónico, para suscribirte sólo tienes que dar clic aquí.

Sígueme en Twitter.

Artículos Relacionados

9 ideas productivas para tener mejores resultados en el trabajo

Incorpora una mentalidad Poductiva

Sistema para elaborar listas de tareas o acciones

Productividad Personal: Empecemos por “hacer”

Productividad Personal: Modifica tus hábitos

Fotografía de Stock.XCHNG

9 Comments

  1. Hola Omar,

    Interesante reflexion. Basado en mi experiencia, el 60 o 70% de las reuniones suelen ser esas cosas que acaban durando mas de lo que deberia, donde hay mas gente de la que deberia estar y que al final sirve para que 2 o 3 personas de 10 lleguen tomen decisiones para las que realmente no escuchan a los demas…

    Especial mencion a la gente que, con horario flexible, pone la reunion media hora antes de que se acabe tu jornada (porque eres madrugador) pero no la de ellos, y te alteran los planes cuando te avisan el mismo dia..

    Tus consejos son estupendos, sobre todo lo de respetar los tiempos de las reuniones. Ojala llegaran a todos los organizadores…

    Un saludo!

    • Hola Chris,

      Sinceramente creo que muchas veces las reuniones de trabajo se vuelven una carga muy pesada, en tanto que quienes organizan no consideran muchos factores personales, es por eso que me di a la tarea de difundir mis ideas en tanto Ana Julieta me brindó la iniciativa.

      Tal vez a muchas personas “chapadas a la antigua” no les sirvan tanto, pero bien nos pueden servir a nosotros en nuestra nueva perspectiva laboral.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  2. Buen artículo, Omar:

    Precisamente ando preparando un articulo sobre las reuniones tambien que publicaré en breve en mi pagina.

    En mi caso, son casi el principal ladrón de tiempo y origen de frustración por las formas y por los modos de llevarse a cabo.

    Un abrazo

    • Mi estimado Rubén,

      Primero que nada, quiero darte la bienvenida a Análisis Realista, es para mi un verdadero gusto poder ampliar en cierta forma mi red de amigos virtuales, sigo con mucho detenimiento tus procesos en Marca la Diferencia, creo que tienes mucho potencial en los artículos y en verdad los disfruto en exceso.

      En verdad hay cosas que no podemos cambiar, pero esperemos que paulatinamente podamos ir cambiando esta mentalidad con las famosas reuniones quita tiempo que no nos aportan nada y en cambio nos hacen perder momentos valiosos de verdadera productividad. No dejes que estas prácticas se vuelvan un motivo de frustración, tal vez valga un mal consejo y ocupa el tiempo en otras cosas, discretamente.

      Te mando un abrazo, gracias por el comentario.

      Saludos,

      Omar Carreño

  3. Omar:
    Te agradezco mucho este post, se que lo escribiste a partir de lo que te consulté en Twitter y valoro mucho el compromiso que tienes con tus seguidores del blog, mira que desarrollar todo un post para responder a mi inquietud es algo que tiene un gran valor para mí.

    Me gustó mucho la forma como redactaste el post, es decir desde el rol de quien convoca a la reunión y desde quien asiste o participa en ella.

    Las recomendaciones son valiosísimas y no esta de mas “rolarlas” a nuestros jefes para que también tomen en cuenta estos tips. Asi que si me das permiso reenviare la liga de tu blog a los miembros de mi equipo de trabajo.

    Nuevamente mil gracias por el post!

    Saludos cordiales

    Ana Julieta Padilla

    @anajul17

    • Mi estimada Ana Julieta,

      Es para mi un gran honor que me consultes ese tipo de cosas, ya que me ayudas a pensar en soluciones realistas para este tipo de cosas y en verdad el compromiso real para mi es con los lectores, en base al agradecimiento por tomarse el tiempo de leer mis artículos.

      Te agradezco mucho las palabras, en verdad es un gran motivo para seguir mejorando y generando temas de utilidad en base a la realidad a la que nos enfrentamos día con día.

      Es para mi un verdadero orgullo que difundas este artículo, ya que eso puede permitir que el trabajo que aquí realizo se divulgue y crezca más y más.

      Mil Gracias por tu comentario.

      Saludos,

      Omar Carreño

  4. ¡Hola Omar!

    Mi muy querido mentor, James McCurry, decía que la mejor junta es aqella que no se lleva a cabo. Jim rehuía a las juntas como la peste o un amigo polizan y unicamente convocaba a una cuando era extremadamente necesarioy no duraban más de 15 minutos.

    En cambio, las benditas reuniones de producción se alargaban de manera miserable por más de una hora y sin ningun resultado útil.

    Me gusto tu artículo y recomiendo las “Reglas de Orden de Robert”.

    ¡Abrazos desde la de nuevo tranquila Ensenada!

    • Mi estimado Ricardo,

      Sumamente interesantes tus aportaciones, creo que la realidad de la aplicación de lo que has mencionado tiene una gran repercusión en nuestra productividad: “No hay mejor junta que la que no se lleva a cabo”. Es una forma muy correcta de interpretar que si todos sabemos el objetivo no necesitamos de tanta supervisión.

      En verdad me siento muy complacido por haber recibido tu comentario. Sumamente interesante y certero.

      Te mando un gran abrazo.

      Omar Carreño

  5. Buen día,
    Debido a las diferencias que tenemos entre las secretarias de la empresa donde trabajo, quisiera saber qué tipo de galletitas o masitas deberían servirse en una reunión de directores de la empresa.
    Saludos

Leave a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>