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Por qué debes usar las famosas “Checklists”

Human hand checking the checklist boxes

Estoy convencido que la productividad personal tiene una función primordial en nuestra vida, que es la de dejar espacio libre para que nuestro cerebro pueda desarrollar y crear todas aquellas cosas que realmente nos aportan y nos permiten hacer mejor todo lo que nos importa.

Lamentablemente esto no ocurre solo, debes liberar tu mente del exceso de tareas que debes realizar ya que muchas de ellas no tienen una finalidad creativa y en ese sentido deberías poder hacer mecánicamente.

Afortunadamente la tecnología se ha convertido en una gran aliada para la productividad si se sabe utilizar correctamente.

Mi propuesta del día de hoy es la elaboración de tantas checklists como actividades rutinarias debamos realizar, de esta forma estaremos en posibilidad de no olvidar nada que sea importante, pero no tan importante como para que nuestra mente se vea en la necesidad de recordarlo.

Una checklist o “lista de verificación” es un documento sencillo que contiene todos los elementos que incluyen una tarea simple o rutinaria.

Tu imaginación es el límite para lo que puedes integrar en una checklist puede haberla desde lo más simple como la lista de las cosas que debes llevar diariamente a la oficina hasta la lista de todos los aspectos que debes tomar en cuenta para el día de tu boda ¿me explico?

La checklist es una herramienta muy útil ya que nuestra memoria es limitada y normalmente nuestra atención se dispersa en cosas que pueden resultar muy banales pero que conlleva graves consecuencias.

Las checklists son normalmente recurridas en la seguridad aérea, previo al despegue de alguna aeronave para asegurar que ninguna tarea crítica se ha olvidado, del mismo modo en el campo médico su uso es recurrente en las pautas de la práctica clínica, tanto así es su relevancia.

Ahora imagínate lo que las checklists pueden hacer por ti, la verdad de las cosas es que su utilidad es fundamental para que puedas tener momentos de fluidez y tranquilidad que te permitan ser más creativo.

¿Por qué no pruebas elaborando la checklist de lo que debes hacer en las mañanas antes de salir al trabajo? Este ejercicio te dará la tranquilidad de ir adecuando una rutina para todos los días y que no dejes nada importante en casa.

Aquí te dejo cinco pasos para que elabores listas de verificaciones útiles y confiables.

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Haz una lluvia de ideas

Trata de recordar todos los pasos que debes incluir en tu lista, no importa que tan extensivo creas que estás siendo, al final podrás fusionar algunas ideas, pero de lo que se trata en esta etapa es de que cuentes con todos los posibles elementos que comprenden tu actividad.

Anota tus ideas en orden en tu cuaderno

Elabora tu primer “borrador” en tu cuaderno de notas relevantes, esto tiene doble intención, por principio de cuentas podrás ir viendo materialmente todos los pasos que debes de dar para solucionar una actividad y por otro no tendrás temor de que algo se olvide si alguna vez tu teléfono móvil no funciona o no tiene pila. Aquí ya puedes revisar si alguna idea se duplica y podrás depurar la lista.

Revisa nuevamente todo el procedimiento

Vuelve a revisar todos los pasos que tienes que dar para cumplir con la actividad y checa que no se te haya pasado algo, por muy simple que te parezca eso puede marcar grandes diferencias.

Replica tu checklist en las notas de tu teléfono móvil

Ahora sí, una vez revisado el checklist incorpóralo en las notas de tu teléfono y cada vez que tengas que realizar determinada actividad, utilízalo religiosamente aunque “creas” que ya tienes bien dominado el proceso, siempre será más fácil que lo hagas de esta forma a que te confíes y aparezca algo que puede haber olvidarse.

Actualiza constantemente tus listas

Puede ser que en determinado momento aparezca algún punto nuevo, otra idea u otro paso que tengas que dar o quizá haya algo que ya no tengas que hacer, por favor, evita limitarte y mantén actualizadas tus listas porque su eficacia y resultado dependen perfectamente de lo mucho que las cuides y actualices.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Un sistema adecuado de “checklists” puede marcar grandes diferencias en tu vida y en tu productividad personal, intenta hacerlo y rápidamente verás que todo fluye más fácilmente en tus actividades diarias.

Omar Carreño

 

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