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Mis herramientas de trabajo diario

En el artículo de mi aplicación del Autofocus como sistema de Productividad se suscitaron algunas dudas muy interesantes referentes a la implementación de este método, en este contexto, hoy he querido ser un poco más explícito en el sentido de las herramientas que he ido ocupando de manera habitual en mis labores diarias.

Como ya expliqué mis actividades se enfocan de manera general al desarrollo de proyectos jurídicos específicos, sin embargo, muchas veces el análisis del caso concreto requiere de otras personas, reuniones, criterios y tareas por delegar para llegar a una correcta consecución de la resolución, además de que en ocasiones surgen actividades distintas de índole de investigación.

Para cumplir lo anterior además del cuaderno para el Autofocus, utilizo cuatro herramientas indispensables para el desarrollo de mis actividades, que son las siguientes:

 

1. El Cuaderno de Trabajo: Así como cuando estábamos en la primaria y teníamos un cuaderno para hacer nuestros ejercicios referentes a cada asignatura, yo también tengo mi cuaderno de trabajo para la oficina. Este cuaderno lleva un orden cronológico de las actividades que se van realizando cuando las mismas constituyen proyectos que tienen muchos procesos.

Mis proyectos o actividades suelen dividirse en proyectos de entrega programada, que son normalmente los más extensos y con mayor número de subprocesos, proyectos o actividades urgentes de entrega inmediata y proyectos o actividades urgentes de entrega postergable.

En este orden de ideas cuando se me asigna un proyecto de entrega programada, en el cuaderno de trabajo dispongo de una hoja entera para anotar todos los elementos que puedan suceder en el transcurso del mismo, utilizo el marcador del Autofocus para resaltar aquellos aspectos que tengo que revisar con alguna otra persona en alguna fecha programada.

Cuando son proyectos más pequeños anoto los pormenores en una hoja distinta con fecha y asunto, a efecto de tener a la mano cualquier información general de tareas asignadas, delegadas, revisadas que haya que revisar en un momento posterior.

 

2. La Agenda: Esta herramienta es imprescindible para toda persona que busque ser productivo, platicando con mi esposa decíamos que habrá quien se acomode mejor con una agenda electrónica u otros en papel, sinceramente para cuestiones laborales si soy muy estricto y trato de llevar todo en mi agenda de escritorio.

Es sumamente importante hacernos el hábito de consultar y registrar las fechas de entregas, tareas delegadas, tareas pendientes en nuestra agenda, ya que de esta forma sabremos exactamente el tiempo que tenemos para realizar determinada actividad, tratando de poner un límite de elaboración de uno o dos días previos al plazo final, por cualquier eventualidad que pudiera ocurrir; lo cual además de evitarnos un estrés menor nos permite cuidar nuestro trabajo y llevar a cabo eficientemente nuestras actividades.

He de reconocer que no es fácil llevar una agenda, pero es parte de esas actividades que toman dos minutos revisar, y es la mejor manera de registrar nuestros compromisos y no incurrir en entregas desfasadas.

 

3. La Computadora u ordenador de trabajo: Esta herramienta obviamente es sumamente importante pues aquí llevo a cabo la operación y desarrollo de las actividades, sin embargo tengo que reconocer que aunque su utilidad como bien sabemos es imprescindible en nuestros días, trato de no confiar al cien por ciento en ella, pues he tenido experiencias desagradables por que a final de cuentas son máquinas, por lo que en muchos casos llevo un respaldo de información sensible tanto en Internet como en un disco duro externo de 250 GB, mismo que llevo bien organizado.

Por lo mismo, aunque tengo mis archivos bien ordenados en la computadora, sé que puedo desarrollar mis actividades en esta o en cualquier otra computadora que tenga acceso a Internet. Esto me ha permitido no apegarme mucho a un solo equipo de cómputo.

 

4. La Bandeja de Entrada: Aunque físicamente no tengo una bandeja de entrada, he dispuesto un espacio que cumple con esta función a la perfección, cuando llegan documentos que tienen que ser archivados, o que constituyen un acuse de recibo de alguna información, los posiciono de manera temporal en este espacio, sin embargo, solo durante el tiempo en el que estoy realizando una actividad, cuando termino de hacerla, rápidamente reviso los papeles y los envío a su destino final que puede ser una carpeta de informes o un expediente.

Trato de ser muy estricto en esta parte, pues antes de implementar la Productividad como la explica Jerónimo Sánchez en El Gachupas, tenía un gran cerro de documentos que dificultaba mucho encontrar cualquier cosa, ahora es muy difícil que pierda un documento, pues todo está en donde tiene que estar.

 

Puedo decir que de ser una persona muy improductiva con estas herramientas y la implementación del Autofocus, he logrado adoptar cambios sumamente notorios, cada día tengo más y mejores resultados, pues me enfoco de manera sistemática en realizar los objetivos y de esta forma me resulta más fácil cumplir con todas mis tareas, sin perder el orden ni el control de aquellos subprocesos importantes para mi trabajo.

Quiero hacer un énfasis importante, como bien lo dice el artículo, estas son mis herramientas productivas para el trabajo, la mejor forma de poder llevar una vida ordenada, productiva y minimalista es establecer un régimen de control que evite que te lleves trabajo a casa.

Cuando por cuestiones ajenas tengo que completar un trabajo, fuera de mi horario normal lo hago directamente en la oficina, pues cuando salgo de aquí cierro mi ciclo de trabajador para dedicarme a mis cuestiones personales, por eso no me permito hacer nada de trabajo fuera de aquí, por lo que estas herramientas son de uso exclusivo en la oficina.

También quiero señalar que involucrando los principios minimalistas he aprendido a reducir significativamente el uso de herramientas adicionales, mantener en orden estas herramientas me permite simplificar las tareas considerablemente.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Desarrollar nuestras actividades de manera eficiente, conlleva tener un buen control de lo que tenemos que hacer y las herramientas adecuadas para lograrlo, la productividad no es nada más lo que hacemos sino tener lo necesario para hacerlo y cómo lo hacemos.

Omar Carreño

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3 Comments

  1. Muy interesante manera de trabajar.

    Creo que uso un sistema parecido al tuyo, pero utilizo un fichero de texto plano (.txt). Esa lista la divido en cosas importantes que hay que hacer (equiparable a tu “no postergable”) y cosas para hacer en “ratos libres” o que no son tan importantes (o postergable).

    Lo que si que necesito siempre es algo de papel “de sucio”, que utilizo para garabatear ideas mientras van tomando forma.

  2. ¡Hola pariente!

    Me has animado a empzar a utilizaer una libreta para apuntar los pendientes del día. Obvío, le nado fallando, pero me voy a aplicar y en la oportunidad correcta te voy a dar un reporte de los logros.

    ¡Saludos y abrazos desde la nuevamente fría (¿porque no me extraña?) Ensenada!

    • Hola pariente,

      Me da mucho gusto, ¿sabes? Esto de la productividad se está volviendo cada vez más popular e importante para muchos de nosotros, me ha llamado la atención que hace unos días una amiga me dijo que cuando leía lo que era el autofocus ella creía que era un sistema computacional o algo así, lo que me ha dejado pensando, en verdad los mejores resultados se ven en cosas sumamente simples como un cuadernito.

      Saludos desde el siempre interesante Distrito Federal.

      Omar Carreño

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