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Mi aplicación de Autofocus, como sistema de Productividad

Hace unos días mi amigo y mentor en Productividad, Jerónimo Sánchez me sugirió vía Twitter que escribiera un artículo relacionado a mi método de productividad personal, toda vez que he hablado mucho de mi aplicación del Autofocus, el sistema de productividad de Mark Foster, mismo que aprendí leyendo El Gachupas, para mostrar a los lectores cómo funciona este método en el desarrollo de mis actividades diarias.

Lo primero que tengo que decir al respecto es que cada uno de nosotros vamos adecuando los sistemas en base a nuestras actividades y nuestras prioridades, mi idea ha sido mantener las cosas lo más simple posible, pues una de las principales problemáticas que había encontrado en mi ámbito laborar era que quería llevar muchos sistemas de control, lo cual en lugar de apresurarme retrasaba mi trabajo, y en lo que decidía qué iba a hacer ya había perdido minutos preciosos de trabajo.

Mi aplicación del Autofocus consiste en tener un cuaderno rayado exclusivo para esta actividad, una pluma oscura y un marcador fluorescente, no necesito más, simplicidad extrema.

En cada una de las líneas apunto una actividad, tal y como mencioné en el artículo de Simplifica Procesos, si la actividad es demasiado larga, voy desglosando cada una de las actividades que la componen, por ejemplo como proyectista de resoluciones jurídicas, tengo que analizar un caso específico, completar el expediente, iniciar el proyecto, investigar situación de las partes, ir relacionando pruebas, transcribir argumentos, etc.

Todas estas actividades conforman un solo proyecto y cada una tiene su momento y su espacio en la hoja, al poder visualizarlas de manera conjunta en el cuaderno, tengo claro qué es lo que me falta por hacer, además de que no tengo que ser lineal, puedo ir resolviendo tareas en la forma en la que mejor me acomode o de acuerdo con el tiempo que tenga.

Lo primero que hago en el día al llegar a la oficina es apuntar todas las actividades pendientes y con una línea al final cierro la lista, puede ser que durante el día me lleguen otras tareas distintas, sin embargo mi lista programada para ese día termina donde acaba la línea, en ese momento se cierra la lista y si aparecen otras actividades, las anoto después de la línea en mi nueva lista lo que se denomina la lista abierta.

Cada vez que termino una actividad la señalo con el marcador fluorescente, he decidido utilizarlo en color verde, pues es más vistoso que el amarillo y marco toda la sentencia o idea que engloba esa actividad, en verdad marcar una actividad tiene un efecto motivacional automático, uno quiere ver finalizada toda la lista.

Un punto muy importante que he tratado de mantener siempre es que cada una de las actividades no sea más larga que una línea, considero que cuando una idea tiene que estar en dos renglones, entonces esa actividad se vuelve ya un género que puede ser simplificado.

Durante toda la jornada me aboco exclusivamente a las actividades enlistadas y pueden ocurrir tres distintos escenarios:

1. Terminar todas las actividades de la lista cerrada, a lo cual le sigue iniciar las actividades de la lista abierta.

2. No terminar las actividades de la lista cerrada al final de la jornada, a lo cual le sigue anotarlas en la lista abierta y que sean prioridad al siguiente día.

3. Que surja algún imprevisto urgente, para lo que he aprendido que lo importante de llevar un control de actividades es que puedes ser flexible y al evitar procastinar, si surge algún imprevisto, puedes desarrollarlo sin mayor complicación.

Aunado a lo anterior les dejo a su consideración algunos consejos adicionales:

  • Es importante llevar un calendario para saber claramente la fecha de entrega final del proyecto.
  • Una actividad que me toma dos minutos realizar, no va a entrar en la lista abierta, la desahogo en el momento y solo la registro si es trascendente como una actividad concluida.
  • El cuaderno rayado, tiene la función de formato de control de actividades realizadas, por lo que, si en algún momento me preguntan sobre determinada actividad, sólo reviso este cuaderno y tengo la fecha exacta en la que realicé dicha tarea.
  • Desde muy temprano me “aíslo” poniendo música de películas que me ayuda a concentrarme y tengo una regla para todos mis compañeros, si me ven con mis audífonos estoy muy concentrado.
  • Trabajo en lapsos de veinticinco minutos continuos, después hago una pausa de dos minutos y cada hora me levanto por cinco minutos o veo qué ha ocurrido en el mundo en Twitter, pero trato que no sea más de ese tiempo y reinicio actividades, lo que Jero explica como la Técnica Pomodoro.
  • Cuando logro llegar al estado de flujo, trato de no detenerme, evito distracciones y sigo hasta que el cuerpo lo demanda, es muy importante valorar estos momentos y ocuparlos al máximo.
  • Normalmente trabajo “desconectado” es la mejor forma de evitar la tentación de buscar algo en la red, así no me complico.
  • Tengo horarios definidos para hacer llamadas y de esta forma evito interrumpir a las personas a quienes llamo.
  • No ando paseando por toda la oficina saludando al mundo, ni platicando de lo que paso el día anterior, ocupo espacios muertos para saludar a algunas personas, pero normalmente no busco andar haciendo mucha relación social dentro de mi jornada laboral.

Los principales beneficios que he obtenido al aplicar estas técnicas productivas han sido las siguientes:

a) Poder entregar todos mis proyectos en la fecha prometida.

b) Reducir el estrés generado por el trabajo al llevar un control de actividades y no andar corriendo para entregar proyectos.

c) Evitar la procrastinación, el tiempo se hace muy lento en la oficina cuando “piensas” que no tienes nada que hacer o que tienes mucho tiempo para entregar algo.

d) Poder ocupar el tiempo libre en proyectos como este.

En este artículo me avoqué exclusivamente a la productividad dentro de mi área de trabajo, sin embargo, también utilizo este método para los pendientes fuera del trabajo y funciona de la misma forma.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Al mejorar tu productividad utilizando un sistema definido logras establecer tus propios estándares y llevas una vida más organizada y por consiguiente mejor.

Omar Carreño

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23 Comments

  1. Una vez más, excelente aplicación práctica de las técnicas de Autofocus. Con tu permiso, voy a incluir un addedum a mi artículo para que mis lectores puedan seguir la lectura por el tuyo 😉

    Dicho lo cual, entiendo que cada día te centras sólo en la lista cerrada y los imprevistos… ¿no resulta eso un poco limitante, impidiéndote avanzar en otros temas menos prioritarios pero igualmente urgentes e importantes? Este enfoque se sale un poco de lo que explica Forster. Me gustaría saber un poco más de tu enfoque…

    • Hola Jero,

      Es un gran honor que me apoyes de esa manera, sabes cómo paulatinamente el crecimiento del blog ha cambiado mi vida, pues me ha permitido encontrar una forma de ser congruente conmigo mismo.

      Con relación a lo que me comentas referente al enfoque, permutéis decirte que al momento de realizar la lista tengo un perfecto esquema de lo que quiero o tengo que realizar durante el día, todo lo que surge, llamadas o aspectos personales como actualizar mis gastos.

      He aprendido que aquello que surja después puede esperar, pero cuando no es así mi productividad no se ve afectada ya que tengo la posibilidad de tener un control gracias a la lista cerrada.

      Por favor, corrígeme si estoy en un error, porque como bien has dicho en el Gachupas, todo Sistema es susceptible de mejorarse.

      Mil Gracias por tu comentario y por tu apoyo,

      Un abrazo.

      Omar Carreño

  2. Pomodoro con Autofocus??? WHAT? Eso es herejía! JAJAJA Es broma.

    Al contrario! Qué buenos tips! Los voy a incluir en mi método diario y ya les contaré.

    Muy buen artículo, hermano. Gracias!

    • Hola Morex,

      Fíjate que he buscado incorporar solo aquello que me beneficia, la fusión del Autofocus con el Pomodoro, los últimos quince minutos de organización, mantener el escritorio despejado, desconectarme por ratos, todo lo que sea por mejorar, aunque también aquellos que no me sirve o no entiendo, mejor ni lo intento, porque cuando un sistema funciona lo mejor es perfeccionarlo hasta que ya no sirva más.

      Me da mucho gusto que veas el sistema útil para ti, yo he aprendido tanto que creo que lonmás importante siempre es compartirlo para crecer.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario.

      Omar Carreño

  3. ¡Vaya Omar, te estás convirtiendo en un cinturón negro en productividad! 🙂
    Muy bien explicado el método autofocus. Si no he entendido mal, tienes dos cuadernos, uno para el trabajo y otro para tus asuntos personales ¿es así? ¿los utilizas exactamente igual?

    Un saludo

    • Hola Luis José,

      Mil Gracias mi querido amigo, me has hecho reír mucho, ojalá ya fuera cinturón negro, pero creo que apenas estoy en el amarillo.

      Con relación a lo de los cuadernos tienes razón, llevo dos cuadernos, sin embargo el laboral es el que aparece en la imagen, el personal es un poco más pequeño, tiene cuatro separadores, en unonde ellos anoto mis gastos, en otro llevo mi Autofocus, en otro ideas para el Blog y en el último proyectos por venir.

      Este cuaderno pequeño lo llevo al trabajo y a la casa, está muy bien organizado, pero no lo subrayo como el otro, cuando concluyo una actividad, sólo le pongo una palomita al final de la sentencia, es más simple así porque no tengo que tener un marcador al lado.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  4. ¡Hola Paladín del positivismo y Cinta Negra de la productividad!

    Caray, cada vez tu progreso, prosa y consejos van a la alza. El tuyo es un blog que se ha ido transformando de acuerdo a tu crecimiento interior y eso es ¡Excelente!

    ¡Abrazos, sensei Omar!

    • Hola RA Walker,

      Mi estimado y muy querido amigo, muchas gracias por tus palabras, en verdad me haces sentir así, Excelente, creo que gente como tú tienen una de las funciones más importantes que es la de ayudarnos a crecer en base a tu experiencia y compartiendo estos comentarios protectores y motivadores.

      Mil gracias por siempre estar aquí mi querido amigo,

      Saludos,

      Omar Carreño

  5. Hola Omar,

    Lo explicas de una forma que parece fácil.

    Mientras lo leía te veía ejecutando cada tarea y tachándola de la libreta.

    No estoy aplicando ningún método de productividad en mi vida y desde luego creo que me sería muy conveniente.

    Por lo que cuentas y como lo cuentas el autofocus funciona, a ver si lo pongo en práctica.

    Un saludo,

    Inma.

    • Hola Inma,

      Realmente lo es, en verdad a mi me ha funcionado porque te permite cumplir con todas tus actividades, en verdad te lo recomiendo mucho, al establece un sistema de productividad vas automatizando hábitos que mejorar tu vida.

      Con lo de que de me “veías” poniendo en práctica las tareas he de decirte que a mi me pasa mucho eso cuando leo tu blog, es una de las partes divertidas de ir llevando la secuencia de nuestros artículos ¿no crees?

      Te mando un gran saludo,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  6. Buen artículo Omar, y buen sistema.

    Yo he intentado un método parecido pero aplicado a juntas de trabajo que las han hecho mucho más productivas.

    Voy a intentar algunos de tus consejos a nivel personal, sobre todo en aquellos proyectos o entregables de más largo plazo – en donde tienes tiempo suficiente pero terminas por abordarlosya con el deadline encima.

    • Hola Joan,

      Muchas gracias por tu apreciación, creo que al incorporar cualquier sistema productivo, estamos dando un avance para mejorar las cosas.

      Cuando no llevamos un control de las cosas no sabemos realmente lo que buscamos y podemos estar dando vueltas con los ojos cerrados por horas, al menos así ha sido para mí, creo que desde que incorporé la productividad ahora puedonver claramente lo que quiero y como quiero llegar a eso.

      Te mando un gran saludo,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  7. ¡Hola Omar!

    Como simpre, me encantan tus escritos y aprendo muchas cosas.

    Tratándose de este tema, yo igual práctique lo del autofocus y me ha funcionado genial, las listas es lo mío y me ha resultado más útil cuando enlisto una acción y la desgloso en un máximo de 3 subactividades a manera de flujograma. Me hace sentir más orden.

    Por otro lado la regla de Pareto solo la use para modificar la técnica de Pomodoro (que la clásica de esta, a mi no me va bien por mi tipo de actividades). Trabajo 80 min x 20 min de descanso. Si es verdad que termino agotada luego de 4 sesiones, pero avanzo montones.

    Seguiré al pendiente de estos temas en tu blog, y vere que idea de productividad te funciona para yo también probarla.

    Saludos.

    • Hola Eire,

      Me da mucho gusto que compartas también los ejercicios que aplicas, yo no he buscado implementar lo del flujograma, me parece buena idea, aunque disfruto la simplicidad que me da el Autofocus, tal vez por eso no le meto nuevas adiciones, pero siempre es bueno intentar algo nuevo.

      Tengo algunos aspectos que voy a compartir próximamente, a ver qué tal nos va.

      Mil Gracias por tu comentario y ¡Bienvenida a los Comentarios de Análisis Realista.

      Saludos,

      Omar Carreño

  8. Hola Omar:

    Muy bueno el post que publicaste estoy tratando de empezar a utilizarlo pero se me complica un poco porque por el trabajo que desempeño, de atención al cliente, recibo llamadas en medio del trabajo que estoy realizando y eso hace que algunas tareas se vayan rezagando.

    ¿Debería utilizar otra técnica? o modificar en algo la de Autofucus.

    Seguiré al tanto de los temas del blog que en mi opinión ayudan en mucho.

    Saludos desde La Paz, Bolivia

    • Hola Soraya,

      Primero que nada ¡Bienvenida a Análisis Realista! Es un verdadero gusto que te encuentres con nosotros comentando y aplicando lo que aquí se explica.

      Yo considero que es mucho más fácil de lo que crees, incluso con las distracciones que tienes, la importancia del Autofocus radica en que mantienes contigo una lista productiva que te permite saber tus pendientes en el momento en que lo deseas.

      Si fuera tú, yo pondía como una de mis tareas la recepción de llamadas, porque creo que esta es medular en tu trabajo diario.

      La ventaja del Autofocus es que no te obliga a cumplir las tareas en un tiempo establecido, lo que si es que tú debes de llevar a cabo la planeación adecuada para cumplir con aquellas tareas que tú consideres más importantes.

      Te agradezco mucho tus palabras, son el alimento para este blog.

      Te mando un saludo,

      Omar Carreño

  9. Hola Omar.
    Muy buen blog que sigo habitualmente. Llevo mucho tiempor porbando sistemas de productividad, y al mismo tiempo fracasando estrepitósamente. he cambiado de sistema nalógico a digital varias veces. Ahora estoy con sistema digital (GTD con Outlook), pero al leer esta entrada creo que el sistema AUTOFOCUS con una simple libreta es mínimo y efectivo. ¿Podrías decirme como haces con las tareas que delegas, con las tareas en espera y con las tareas agendadas? Muchas gracias y enhorabuena por el blog.

  10. La raya

    Muy buen post. Tambien llevo una lista pero tenia el problema de que llegan y llegan tareas y la lista se vuelve interminable, se vuelve una loza en vez de una ayuda.

    El echo de marcar la raya de la lista cerrada da un mejor control sobre las actividades.

    Yo he pasado por outlook, programa de tareas, excel, notepad… y al final termine con una libreta y un lapiz 😛

    Ahora agregare a mi método la raya de lista cerrada.

    Saludos

    • Hola Francisco,

      Me pareció muy acertado tu comentario, ¿Te das cuenta como un simple detalle puede marcar la diferencia? Además de la simplicidad que nos brinda el lápiz y la libreta, es increíble como nos llenamos de herramientas útiles para nuestra vida, sin embargo entre más simple mejor.

      Te felicito sinceramente por todos tus progresos, no dejes de mejorar en tu productividad, es la llave para solucionar mejor los problemas que se nos atraviesan día con día.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  11. Madre Mía!!!

    Por fin he llegado al sitio (los sitios con ChocoBuda y Gachupa) , que me permitirán -por lo menos intentar- controlar este desorden que llevo y lo procastinador que soy…

    Preguntas, Maestros:
    1. –> Soy una especie de alma en desorden, que tiene mucho para ofrecer, peor que aún no me decido a ‘dedicarme sólo a una actividad productiva’, tengo 35 y aún sigo interesado en 4 áreas: Academia (Estudio Sociología y Alemán), Familia (soy padre soltero de 2 hijos -13, 11-), Política (Activo/aspirante/asesor de ideas) y Otros (Leer/escribir blogs, o un cyber propio -que no atiendo eprsonalmente- y que funciona como entrada $$$ alterna o una Fundación Deportiva sin ánimo d elucro)… ¿Cómo puedo definir de una vez, ‘lo mío’?

    2. –> ¿Cómo puedo llevar este método en digital, puesto que no siempr epuedo cargar una libreta conmigo, pero eso sÍ: SIEMPRE cargo mi Palm Treo conmigo… S epodrá con alguna herramienta en especial?

    3. –> ¿Hay vacuna para dejar de procastinar?

    Saludos y ya tienes un asiduo lector!!!

  12. Excelente post. Al final hay que cultivar el sentido común. El sistema Autofocus es sencillo y efectivo, dejando a la mente que se enfoque en las tareas a realizar en este momento. Unido a la técnica Pomodoro, la ejecución de tareas de alta concentración intelectual se vuelven más productivas. Cortar con las interrupciones y los ladrones de tiempo es la mejor forma de garantizar nuestra productividad. Lo único complejo que puede haber es la conciliación de todo ésto con las exigencias que nos imponen, es decir, el ritmo y las prioridades que nos marcan entes superiores. Como en todo, ahí está nuestra habilidad para compensar las técnicas con el escenario real.

  13. Por si os interesa, yo uso autofocus y gtd y, como soy desarrollador y no había nada sobre autofocus he desarrollado una app. Por si os interesa verla aquí, http://autofocustasks.webinfo.es/

    • Hola Felipe,

      Pues te cuento que al ser Autofocus uno de mis sistemas favoritos de productividad me lo he descargado tan pronto me comentaste, te felicito mucho la verdad es que ese tipo de iniciativa es la que nos brinda la posibilidad de hacer de la productividad una herramienta accesible para todos.

      Te mando un gran saludo y pues a tus órdenes para darle difusión a la aplicación.

      Saludos cordiales,

      Omar Carreño

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