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Implementando la hoja de trabajo


La semana pasada en el artículo mi método para realizar actividades analíticas hice referencia a la hoja de trabajo, que es un sistema con el que estoy trabajando y con el cual me siento muy cómodo, pues es baja tecnología que se acompaña de aspectos minimalistas que nos permite simplificar procesos y en consecuencia nuestra vida, sin embargo no quiero hacerlo como una receta, sino como todo el sistema que está corriendo a lo largo y ancho de este escritorio minimalista.

Una de las metas que me impuse en los últimos meses, fue habituarme a escribir más, tanto en cuadernos, en el pequeño bloc de notas y en hojas sueltas, todo esto tiene la finalidad de ayudarme a mantener el enfoque en lo que es importante y por otro lado el ejercicio de escribir a mano es una conexión cerebro – cuerpo que permite que este último también participe.

Algo que disfruto del mundo del blogueo son todas las técnicas que aprendo de mis colegas, ya que esto me ha permitido definir un sistema mucho más completo al momento de realizar mis actividades, implementando técnicas que me resultan útiles para esquematizar borradores e ideas que después plasmo en documentos electrónicos, reportes o proyectos más complejos.

La hoja de trabajo tiene muchas ventajas para mí, es una herramienta muy práctica, de baja tecnología y muy fácil de conseguir. Es una simple hoja blanca que nosotros iremos perfeccionando al punto de volverla algo sumamente productivo y cómodo para trabajar.

El método es muy sencillo, una hoja tamaño carta la doblo por la mitad, con lo que quedará un pequeño cuadernillo de cuatro caras.

En la primera cara (la que sería la portada del librillo) del lado superior derecho anoto la fecha con la que empecé a trabajar con esta hoja, tal vez esta hoja termine en el cesto de basura tras concluir la actividad a la que refiere, pero muchas veces esta actividad no termina en un solo día o por alguna razón se pospone, o se terminan utilizando más de una hoja, por lo que es indispensable poder clasificarla.

En la parte central anoto el tema del que trata, en la parte superior izquierda anoto un número 1, a continuación empiezo a desarrollar pequeños subtemas, (todo a lápiz) y siempre en este tipo de actividades me ayudo de las flechas y los cuadros sinópticos.

Si es necesario realizo esquemas y divido con líneas los subtemas, tal vez se necesita generar una lluvia de ideas, entonces aquí si ocupa una cara exclusivamente para esto. Las viñetas son otra herramienta fundamental para mí, me ayudan a puntualizar claramente las cosas que necesito resaltar.

Definitivamente el sintetizar o resumir temas de corrido no es para mí, necesito esquemas, globos, números, viñetas, flechas y líneas de división, tal vez mis reportes sean a renglón seguido pero su origen tuvo más una planeación visual.

Me gusta trabajar a lápiz porque me molestan los tachones y como suelo corregir demasiado las notas entonces siempre tengo a la mano un borrador que me ayude a aclarar puntos.

Sin más este es un sistema de trabajo que me permite esquematizar perfectamente bien mis acciones, todo queda en orden y dispuesto para elaborar mis reportes o proyectos.

Cabe mencionar que también utilizo hojas recicladas y el procedimiento es exactamente el mismo, sólo que aquí son dos caras las que ocupo y sirven sobre todo para los aspectos visuales, como esquemas, líneas de tiempo, organigramas, etc.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Las herramientas más simples y de baja tecnología son ideales para facilitar la practicidad y los principios más útiles de las cosas que son importantes, podemos buscar herramientas complejas, pero tenemos todo al alcance de la mano.

Omar Carreño

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Fotografía de unas hojas de trabajo para el artículo.

11 Comments

  1. Hola Omar.

    Cuando la semana pasada te comenté mi curiosidad por saber como usas la hoja nunca imaginé que lo usaras de esta forma tan organizada y completa. Imaginé lo de la lluvia de ideas, y que en otra parte anotabas las más importantes pero nunca pensé que fuera un sistema completo.

    Me llama la atención 2 cosas. La primera es que te hayas impuesto como meta el escribir más a mano y que tu sistema sea a mano. La segunda es la planeación visual que usas.

    Lo anterior porque aún cuando tienes tecnología avanzada a tu disposición te basas en lo manual, en lo de antes y la tecnología la usas como apoyo, como complemento más no es lo primordial.

    Mi amigo del que te comenté me dijo también, “los aparatos hacen inútiles a las personas”. Y se refería a que la gente ya no sabe hacer un cuadro sinóptico y cosas así. Por eso me llamó la atención, porque no solo usas la hoja, sino como la usas. Veo las hojas de la imagen, y es algo interesante, las ideas ordenadas por puntos con las viñetas y con una secuencia de desarrollo.

    Ahora mismo tienes una encuesta tuitera a donde pienso que por abrumadora mayoría se impondrá la tecnología. Y no estoy en contra, pero creo que no se debe de olvidar lo de antes. O sea, hacer un uso como el que tú haces.

    Me decías en el post pasado que la hoja te da una absoluta libertad de control. Agregaría que aparte de eso, no hay que dejar de tener la experiencia de escribir a mano, porque como bien dices, es diferente a hacerlo en pc. No es lo mismo “arrastrar” el lápiz a usar el teclado. Esa conexión mente-cuerpo de la que hablas es una gran verdad.

    Vendrán muchos más avances, y no es malo, pero no olvidemos que somos personas antes que nada. Y escribir a mano, leer un libro, o hablar en persona, por ejemplo, son experiencias que no deberíamos dejar de vivir.

    En mi caso, me voy a proponer lo mismo que te propusiste. Es decir, el escribir a mano. Lo hago, pero quiero hacerlo más aun.

    Te felicito por el post y por tu sistema hermano. No esperaba menos de ti. Cada vez tus post son más interesantes y de mucho aprendizaje para nosotros.

    Saludos.

    • Hola Sa’eed,

      Creo que todavía me quedé corto en información, pero realmente quería ir más o menos haciendo una síntesis de una forma de trabajo que me ha servido de maravilla.

      ¿Sabes porqué quiero escribir más a mano? Porque siento que es una forma más honesta de ir plasmando ideas conmigo mismo. Tengo mucha idea de que cuando involucras todos tus sentidos en algo, este tiene mucha más relevancia.

      Con relación a los aparatos, no creo que uno se vuelva tanto inútil, pero si veo que hay cosas que no se pueden sustituir. Es algo como decir: No quiero perder tal hábito ya que me hace más productivo y siento que estoy más involucrado. Como te comentaba en el artículo, todo al final termina en un archivo electrónico, pero la referencia y la síntesis, la esquematización y todo el proceso se lleva a cabo a mano.

      Siento que es algo muy positivo hermano, yo con mis cuadernos productivos me siento muy realizado, ya que hay voy anotando muchas cosas, desde ideas hasta cosas pendientes, todo. Es un sistema en el que todo cuenta.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

  2. Buenas Omar:

    Me he liado un poco leyendote (espero que está uno en la tarde-noche española).

    ¿Usas un folio para cada actividad/tarea/proyecto?

    Queda claro en que empleas la primera cara de las 4 pero ¿y las otras 3? Simplemente las rellenas con lluvia de ideas, esquemas y/o gráficos.

    A ver si puedes iluminar mi cerebro mononeuronal jajaja. Un abrazo.

    • Hola Rubén,

      ¡Que gusto recibir tu comentario! Me parece que nada que ver con tu comentario del cerebro mononeuronal ya que eres de los tipos más inteligentes que conozco.

      Te comento más o menos cómo he estado trabajando con la hoja productiva.

      Esta constituye parte de mi sistema pero es más bien un guión que contiene información que irá reflejada en un informe, una resolución, una nota ejecutiva, etc. Es para realizar una acción concreta pero cuando tienes información que proviene de diversos puntos no siempre es lo más cómodo estar transcribiendo u obteniendo puntos de forma analítica en el ordenador.

      Digamos que las notas son para mi elementos de esquematización, todas las caras se pueden utilizar para hacer anotaciones, en algunos casos ya ni siquiera se usan las otras, pero siempre trato que en la primera se muestren los datos generales del trabajo.

      Espero que me haya podido explicar mejor.

      Saludos,

      Omar Carreño

  3. Omar, el método es muy organizado sin dudas.

    La única pregunta que me haría es: ¿cuántos proyectos de esos puedes administrar simultáneamente sin que resulte un engorro su gestión?

    El sistema que propones por cierto tiene la fuerte ventaja de ayudar al enfoque mental por la escritura manual.

    Lo que personalmente hago en esos casos donde necesito garabatear o escribir manualmente para mejorar el enfoque es usar un papel de borrador, y si lo que resulta es suficientemente relevante para conservarlo, lo escaneo y va derecho a mi sistema de archivo de proyectos.

    Te mando un caluroso saludo.

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Pensar antes de Actuar

    • Hola JC,

      Déjame decirte, es tan fácil la administración de mis hojas de trabajo que puedo gestionar muchos proyectos de forma muy sencilla.

      Si por ejemplo utilizo dos o tres hojas que sintetizan un expediente de 4 tomos, entonces lo que hago es que los agrupo con un clip y después los archivo en un folder muy a la mano. En ocasiones los organizo en el primer tomo del expediente en la primera hoja. Solo los coloco ahí, el mismo expediente ya me sirve de referencia.

      Fíjate que sobre todo con los esquemas, lo que hago es tomar una fotografía con el iPhone, misma que mando por correo y que después gestiono debidamente en un archivo sobre todo cuando se trata de programar líneas de tiempo.

      Mil gracias por tu comentario y por tu sugerencia.

      Saludos,

      Omar Carreño

  4. Me agradaron algunas reflexion sobre temas que nos suceden
    felicidades por ello

  5. Me agradaron las reflexiones sobre temas que nos suceden
    felicidades por ello

    • Hola Temo,

      Mil gracias por tu felicitación resulta por demás motivadora.

      Saludos,

      Omar Carreño

  6. Hola Omar! Me encanta tu blog y amé este post, pocas personas nos acostumbramos a trabajar en hojas y pues a mi me pasa q intenté trabajar mis notas clínicas y el archivo Clínico (soy Psicóloga) en el iPad y enloquecí; terminé por regresar a mi sistema de notas (muy parecido al tuyo) ya q me permite enfocarme más en lo que escucho y escribo; además de racionalizarlo y analizarlo de mejor manera.

    Eso si, mi caligrafía es medio mala pero mi productividad es mucho mejor.

    Gracias x compartir tu forma de trabajo; he aprendido mucho de todos tus posts (aunque comento poco)

    • Hola Mombita,

      Como siempre un verdadero gusto poder coincidir en ideas amiga, creo que en lo que dices hay algo muy interesante, lo que concierne a tu caligrafía, te voy a comentar mi sentir, son tus notas, es tu letra y son para ti.

      Creo que lo último que debe preocupar es esa cuestión, yo también he aprendido que hay muchas cosas que puedo hacer y otras que no puedo hacer en el ipad, me doy cuenta que puedo enloquecer o perderme muy fácilmente en otras cosas, por eso el iPad cumple su función, pero no sustituye todavía las herramientas convencionales al 100%, como es por ejemplo la escritura.

      Te mando un gran saludo.

      Mil gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

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