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GTD: Dispositivos útiles para recopilar

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El misterio de la Recopilación sigue causando muchas dudas a los neo usuarios de GTD, es sin duda uno de los temas que más interesa, más gusta y más entretiene, ya que su desarrollo es fundamental para lograr una buena organización y posterior ejecución de las tareas.

Recordemos que en sí misma la recopilación tiene por objeto reunir todas aquellas “cosas” sobre las que debemos realizar una acción determinada, del mismo modo facilitar claramente su posterior organización, de esta forma todo se concentra en dispositivos y/o lugares específicos en los cuales podremos actuar posteriormente con mayor precisión.

Cada usuario de acuerdo con su estilo de vida, preferencias, herramientas y ocupación irá descubriendo cuáles son los dispositivos de recopilación que mejor se adapten a su sistema productivo.

Es importante recordar que no es posible limitarse a un cierto tipo de dispositivo de recopilación ya que existen diferentes objetos susceptibles de ser recopilados: Informáticos (archivos, programas, datos de internet); documentos (recibos, textos, revistas, libros); materiales (baterías, focos, carpetas, cuadernos, boletos), entre otros.

Describiré someramente las herramientas de recopilación que hasta el momento han favorecido a mi sistema productivo:

Fuera de la oficina

Notas de voz del iPhone: Si voy manejando o caminando y me viene una idea solamente abro la aplicación y grabo la idea, la acción o el recordatorio que llega a mi mente. Normalmente las transcribo a mi sistema GTD cuando llego a mi destino y listo.

Fotografías en el iPhone: Si voy paseando por una librería y veo un título que llama mi atención le tomo una fotografía y listo, tan rápido como eso, así hago con muchas cosas, lugares que me gustaría regresar después, etc., al momento de Procesar o bien anoto la información que refiere o preparo la acción que refiere esa fotografía.

Notas en el iPhone: Cuando ocurre algo y no me encuentro cerca de un cuaderno, no me agobio, simplemente abro una nueva nota en el teléfono, la titulo y listo luego se procesará adecuadamente.

Dentro de la oficina

Bloc de 5×10 cm: Diariamente utilizo un pequeño bloc de notas en el que capturo la idea y voy anotando cosas que me vienen a la mente, la arranco y continúo por el otro lado y la deposito en la Bandeja de entrada física que tengo en mi escritorio.

Bandeja de entrada: Jamás había utilizado bien la bandeja de entrada física del escritorio, iba colocando y colocando papeles dentro hasta que se llenaba y nada llegaba a un destino definido, a bueno si, a veces por el paso del tiempo tiraba las cosas a la basura cuando pasaba tanto tiempo que ya no cabían ahí.

Con el sistema GTD la bandeja de entrada se ha vuelto un canal de tránsito, si algo llega de improviso, (un documento, oficio, algo de lo que me tengo que acordar) Lo deposito en la bandeja de entrada, cuando tengo un tiempo lo proceso a dónde corresponde o lo preparo para llevármelo, pero trato de que no pase mucho tiempo entre una cosa y otra.

De manera aleatoria (oficina, casa, viaje)

Instapaper: Esta aplicación me permite guardar ligas de artículos que me interesa leer, es una fuente recopiladora ya que en lugar de ponerme a leer cierto artículo de esos que recomienda en Twitter por ejemplo, solo copio la liga lo guardo en Instapaper y lo puedo leer en cualquier otro momento. Se sincroniza vía internet por lo que puedo abrirla en mi Computadora, en mi iPhone o en mi iPad.

Portafolio: Este es un sistema de recopilación en tránsito, si tengo algún documento que llevarme de la casa a la oficina lo guardo ahí, de la misma forma al revés, además también sirve para guardar artículos más grandes y de esta forma todo lo tengo a la mano.

Correo Electrónico: Creo que este medio es muy seguro ya que en ningún momento he tenido problema para guardar algún archivo, que me jaqueen mis cuentas, nada, creo que más que una USB tengo especial confianza en el correo como sistema de respaldo de archivos electrónicos.

Pues bien estos son algunos de los elementos que pueden despejar dudas de qué dispositivos serían útiles para recopilar, aclaro que en casa no tengo un dispositivo recopilatorio fijo ya que todo se gestiona casi inmediatamente, en el sentido que si algo ocurre o llega mejor lo organizo en el preciso instante, si no puede pasarse años esperándolo, así conjugo el minimalismo y la productividad.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Para lograr Recopilar de manera efectiva tienes que abrirte la posibilidad de procesar todos los dispositivos necesarios, de esta forma no te sentirás limitado y tentado a “perder” algo importante.

Omar Carreño 

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One Comment

  1. Una buena exposición, Omar. Yo tengo una agenda tipo Moleskine, que llevo a todas partes. Cuando no la tengo, tengo mi Smartphone con Evernote, en el que puedo tomar notas escritas, notas habladas o fotografías, que se pueden guardar offline. A partir de ahí no necesito nada más.

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