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Esquematizando procedimientos

En no pocas ocasiones el desarrollo de nuestras tareas diarias se ve mermado por pequeños descuidos en el procedimiento que teóricamente deberían ser la parte “sencilla” del trabajo, sin embargo, al ejecutarlos tendemos a pasarlos por alto.

Por ejemplo, ¿Cuántas veces no has enviado un correo electrónico sin su respectivo adjunto? Es incomodísimo recibir una respuesta diciendo “No llegó el adjunto”; este tipo de errores son más comunes de lo que nos atrevemos a reconocer y está derivado de una falta de concentración en la parte mecánica de la operación.

Tenemos en nuestras manos la llave para afrontar todas las actividades con el mismo nivel de calidad o más, desde lo más simple hasta lo más complejo, pero tenemos que generar una estrategia que nos permita abolir o al menos disminuir considerablemente este tipo de situaciones.

Esta estrategia va acompañada de la creación de un muy sencillo programa de acción para cada tarea, para lo cual deberíamos crear un pequeño guión de todas las fases que lleva nuestro proyecto en puerta, desde la delimitación, elaboración, finalización, revisión, entrega y recepción final.

Este guión debe permitirnos crear un mapa mental de todas las acciones que conlleva la tramitación de nuestras tareas. Alguien me podrá decir: “Es que ya sé qué es lo que tengo que hacer, siempre lo hago igual” a lo que yo podría contestar, “Entonces no te preocupes cuando mandes el correo sin adjunto”.

El exceso de confianza en lo que hacemos es una forma muy sencilla de incurrir en errores, los escasos minutos que podamos dedicar a la planeación de cada una de nuestras actividades nos brinda un sinfín de beneficios entre los que cuento:

  • Tener claro en qué etapa del trabajo estamos en caso de una interrupción.
  • Crearnos el hábito de apuntar nuestras acciones.
  • Realizar ejercicios de estructura mental con los demás pendientes.
  • Llevar un control de actividades realizadas.
  • Gestionar el tiempo para realizar próximas acciones.
  • Disminuir el margen de error

Este ejercicio productivo nos permite ilustrar todas las fases de nuestro procedimiento, la elaboración de esquemas o mapas mentales nos puede llevar escasos dos minutos, pero los resultados que puedes experimentar en tu beneficio son bastantes.

La forma en la que redacto mis esquemas, normalmente es en forma de lista multinivel, aunque cuando se trata de proyectos complejos realizo cuadros sinópticos que siempre me han sido útiles en la generación de ideas, normalmente trabajo con pluma, pero utilizo lápiz cuando esos esquemas pueden tener variaciones constantes o dependo de un tercero.

Generar esquemas es el primer paso para la idealización de un proyecto complejo o sencillo, esto nos permite generar una imagen física del resultado a obtener y de las fases del proceso en su totalidad, es como tener una buena receta de cocina para hacer algún platillo.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Una interpretación funcional de un proyecto que nos permita cumplir todas sus fases, nos permite llevar un control y mantener todos los pasos debidamente registrados.

Omar Carreño

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2 Comments

  1. Gracias a sus indicaciones, he desarrollado un sistema de trabajo para mí en el twitter, algo que ha sido novedoso (el twitter).
    Me refiero al método que uso para seguir a las personas que me interesan de una manera ordenada y no caótica como es la de observar la cronología en modo teletipo.
    Modo en que trabajo:
    Dispongo el perfil de la persona elegida.
    Me sitúo en su cronología.
    Repaso todas las intervenciones del mismo y las que le hacen a él, con sus derivadas, de esta forma tengo un mapa de todas sus aportaciones.
    Elijo leer las que me aportan algo, y paso más rápido por las restantes.

    No sé si es algo novedoso, pero me ha pasado ya varias veces en la vida, he llegado a inventar hasta tres máquinas que ya habían sido inventadas y patentadas antes…
    ¿Estoy “inventando” algo ya inventado?
    No lo sé, pero lo someto a su buen juicio y si lo cree procedente, lo valora desde el punto de vista de la productividad…
    Como siempre su aportación de hoy sobre “Esquematizando procedimientos”, muy buena…

    Un saludo
    Avalon

  2. ¡Qué tal, felíz Omar!

    Los errores empiezan cuando nos brincamos los pasos delimitados para evitarlos. Esto normalmente ocurre por las carreras, los descuidos, las interrupciones y la falta de convicción hacia el procedimiento elegido.

    Los errores se van a presentar, pero no tenemos que vivir con ellos, podemos reducirlos a un mínimo.

    ¡Abrazos pariente!

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