Pages Navigation Menu

Consejos prácticos para un viaje de trabajo eficiente

En las últimas semanas he tenido la oportunidad de realizar diversos viajes de trabajo a diversos puntos de la República Mexicana, lo cual ha resultado sumamente provechoso para mi pues he tenido la oportunidad de conocer a mucha gente y de aprender cada vez más la situación real que se vive en distintas partes del país con relación a mi trabajo.

Recuerdo que mi primer viaje de trabajo data del año de 2003 y era un completo inexperto en la materia, pues muy poca gente te orienta a la forma en la cual debes desarrollar un buen viaje de trabajo, mi papá siendo piloto aviador tenía mucha experiencia en el tema, y me decía que cargara sólo con lo indispensable, sin embargo yo como buen materialista que era, no hacía mucho caso y cargaba con muchas cosas.

Hoy por hoy puedo decirles que sin considerarme un experto he aprendido a eficientar muchísimo mis viajes de trabajo, haciendo uso de unos puntos que hoy gustoso quiero compartir con ustedes.

Antes del viaje:

1. Investiga brevemente posibles lugares de hospedaje que se adapten a tus necesidades y presupuesto de viáticos.

2. Verifica las posibles condiciones climatológicas del lugar al que llegarás.

3. Obtén los números telefónicos de la gente/empresa que visitarás.

4. Si tienes necesidad de facturar no olvides llevar tus datos fiscales.

5. Verifica que lleves contigo la documentación importante del asunto o negocio a tratar.

6. Si el traslado es vía aérea y en tu trabajo te dan tus boletos electrónicos, por favor revisa los datos en la página de la compañía, que tus datos coincidan y que efectivamente tengas un lugar en el vuelo.

7. Evita llevar más de lo necesario; si vas sólo de entrada por salida no necesitarás realmente muchas cosas, es como un día normal en tu trabajo, artículos de aseo personal son indispensables, pero fuera de eso no es bueno documentar equipaje. Si tu viaje es de de algunos días, trata de simplificar al máximo tu equipaje no es bueno saturarte con cosas que tal vez no vas a ocupar.

8. Nunca envíes a equipaje registrado los documentos clave de tu viaje de trabajo.

9. Lleva contigo algún material de lectura, el tiempo de espera puede volverse tedioso, mejor hacerlo productivo.

10. Empaca los cargadores electrónicos de tu computadora personal (si la llevas), y de tu teléfono celular, estos aditamentos siempre son necesarios y es mejor llevarlos en caso de alguna eventualidad.

11. Lleva tu identificación oficial siempre contigo, este es otro elemento indispensable que no puedes mandar a equipaje documentado.

12. No te olvides de llevar una pluma y un cuaderno o un dispositivo donde puedas tomar notas fácilmente.

Durante el viaje:

1. No lleves contigo aquello que no está permitido a la mano, muchas veces creemos que no nos van a decir nada, pero recuerda que lo que en tu punto de partida puede no ser importante, tal vez sí lo sea en el de regreso, así que mejor evita momentos incómodos y sujétate a las reglas.

2. Organiza perfectamente las actividades a realizar, siempre pueden presentarse imprevistos que podrían retrasar tu itinerario.

3. Lleva un folder o sobre para los documentos de comprobación de gastos, ya que es sumamente desagradable tener que reembolsar dinero por viáticos no comprobados, así que mejor así como te facturan, guarda el recibo.

4. Cuida tu comportamiento y forma de expresarte, aunque esto es algo que todos de antemano hacemos, nunca está de más decirlo, ya que los usos y costumbres son diferentes en cada lugar, mucha gente puede no interpretar adecuadamente las cosas que sean cotidianas en cada lugar.

5. Resuelve lo importante desde temprano, no te confíes y socialices mucho, si te da tiempo después de terminar tu encomienda lo harás, pero no arriesgues el objetivo prioritario del viaje.

6. Mantén a la vista todos los documentos de los asuntos a tratar, he escuchado de casos de personas que olvidan los papeles importantes y después andan recopilándolos vía mensajería, más gastos, más problemas y tiempo perdido.

7. Recuerda que vas de trabajo y no te arriesgues innecesariamente, ya que muchos de nosotros perdemos noción del objetivo principal y buscamos “diversión” cuando lo que tenemos pendiente es nuestra labor, enfócate en ello y deja la devoción para después.

8. Anota todos los sucesos relevantes que te serán solicitados en un posible reporte del viaje, no des por sentado los detalles y sucesos importantes o extraordinarios que pueden servir para mejorar la logística en la próxima ocasión.

9. Si tienes oportunidad toma fotos de aquellos lugares representativos del lugar.

Después del viaje:

1. Elabora todos los reportes que se te soliciten.

2. Procura concluir pronto la comprobación de tus viáticos.

3. Explica minuciosamente todos los puntos relevantes de tu viaje.

4. Transmite datos importantes a aquellas personas que podrían realizar el mismo viaje en otra ocasión.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Viajar siempre es una oportunidad de aprendizaje y conocimiento constante, realízalo eficientemente y obtén todos los beneficios de salir de la rutina.

Omar Carreño

Si te ha gustado esta entrada, te invito a que recibas Análisis Realista en tu correo electrónico, para suscribirte sólo tienes que dar clic aquí.

Sígueme en Twitter.


Fotografía de Stockvault

6 Comments

  1. Buena entrada!

    Adicionalmente, siempre es bueno llevar un cambio de ropa en la maleta de la computadora (yo uso una backpack), por aquello de que te pierden las maletas.

    Un saludo.

    • Mi estimado Momo,

      Cuando voy de un solo día viajo lo más ligero que puedo, incluso, llevo un maletín para Laptop con los documentos importantes y nada más, cuando viajo por más de un día si llevo cambios de ropa prácticos, pues normalmente es la mejor forma de viajar, pero tratando de que esa pequeña maleta no sea tan grande para no tratar de documentarla.

      Mil Gracias por tu aportación.

      Saludos,

      Omar Carreño

  2. Hola Omar, muchas gracias y felicidades por el artículo, me parece que son consejos muy prácticos y estoy seguro que serán de gran ayuda para tus lectores que realicen viajes de trabajo.
    Saludos!

    • Mi estimado Virgilio,

      Mil Gracias por tus palabras, en verdad espero que si, a mi me gustaría haber contado con unos puntos de esta forma para poder planear mejor mis viajes. En verdad tengo confianza en que habrá a quien le pueda servir.

      Te mando un gran abrazo, bien por lo del reto 333.

      Cuídate mucho.

      Omar Carreño

  3. ¡Hola samurai del minimalismo!

    Coincido contigo en no perder de vista la razón del viaje. Muchos aprovechan ese tiempo para buscar el beneficio personal y hacen un trabajo a medias que no cumple con las expectativas del viaje y quedamos mal ante clientes, proveedores y empresa.

    Lo único que tenemos en esta vida es nuestra reputación y es por esa reputación por lo que se nos va recordar. Un diez y estrellita en frente mi estimado pariente.

    ¡Abrazos desde la ya tranquila Ensenada!

    • Mi querido pariente,

      Estoy de acuerdo contigo, he tenido la desgracia de ver a mucha gente que está planeando los lugares a conocer y a dónde ir a comer, mucho antes de fijarse en donde está la dirección de el lugar que visitarán de trabajo.

      Es parte de los malos hábitos que debemos cambiar, nuestra mentalidad debe estar enfocada en lograr cambios positivos y en la percepción que se puede tener de nosotros.

      Mil Gracias por tu comentario.

      Saludos,

      Omar Carreño

Leave a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *