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Cómo realizar un informe de trabajo

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Entre las cosas que normalmente más se nos complican es poder informar a los demás lo que estamos haciendo o lo que está bajo nuestra supervisión y/o desarrollo.

En muchas ocasiones hay formatos claros que utiliza tu centro de trabajo en los que solo tienes que ir actualizando datos y listo, pero en otras ocasiones te solicitan hacer un informe y tratas de cubrir expectativas sin muchas veces saber por dónde empezar o por tu cuenta quieres mejorar e innovar las formas de informar algo en tu trabajo.

Este post lo escribo a petición de algunos lectores que están interesados en conocer la información que debe satisfacer un informe de trabajo y que tras el artículo cómo hacer una presentación de trabajo exitosa, este complementa bien esa idea.

1. Conocer quién será el destinatario final de tu informe: Existe una gran diferencia entre mandarle a tu jefe directo un informe de trabajo o a una persona externa o de una instancia superior, tu jefe conoce plenamente tus procesos, él no necesitará una explicación de qué trata el proceso, pero para alguien a ajeno sería ideal que pusieras una introducción explicativa.

2. Portada e índice: Aquí si es un requisito sin distinción de destinatario, la portada y el índice son necesarios para cuestión de presentación, pero también para que el documento no se pierda traspapelado en el escritorio sin ser revisado.

3. Títulos resaltados y sombreados: La mejor forma de que la información que estás presentando sea identificable es cambiándole el tono a los puntos que deseas recalcar, estos deben coincidir con la información que has plasmado en tu índice, así como los subtítulos.

4. Números, gráficas y porcentajes: La realidad de las cosas es que nadie quiere leer todo lo que has hecho, u ocurre alrededor de tu actividad, en toda área de trabajo se necesitan números, los números indican resultados concretos y aunque no lo creas eso es lo que la gente quiere ver en un informe, el reporte de los cambios mes a mes, porcentaje de cumplimientos, líneas de tiempo, gastos, costos. Enfócate en presentar estos datos.

5. Sé breve y conciso: Mi papá en más de una ocasión me ha contado la historia de una persona a la que le solicitaban un informe más pequeño y más pequeño hasta que quedaba de solo dos hojitas y su jefe le decía: “Ah ¿ya ve? Esto es algo que si voy a leer”. Un informe de trabajo no tiene que abarcar más de lo necesitas reportar, si no créeme que nadie lo va a leer, se necesita una excelente capacidad de síntesis.

6. Lo que forzosamente deberías incluir: Un informe de trabajo debe llevar un objetivo (tema), antecedentes, planteamiento, situación actual, datos numéricos de variación y conclusiones con próximas acciones.

Recuerda que un trabajo bien hecho habla bien de ti, realiza varias revisiones de tu informe, no por prisas dejes de leer una copia del mismo y analiza si no es demasiado largo y cansado, es decir, algo que tal vez tú no leerías.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Desarrollar un informe que cumpla su finalidad debe ser una tarea simple y sencilla en la que describas fácilmente las cosas que has hecho para llegar a cierto punto, no te compliques por explicarlo, los números son la base.

Omar Carreño

 

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