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Cómo lograr que la efectividad realmente te funcione

trabajo-oficinaHola a todos, deseo que estén teniendo una excelente semana, por mi parte puedo asegurarles que estoy muy bien y me siento excelente.

Esto es así porque día a día sigo implementando más y más técnicas para ser una persona efectiva, y por lo mismo aquí comparto lo que me funciona, en congruencia a un estilo de vida que me permita disfrutar de aquellos momentos que son importantes en mi vida al lado de mi familia.

Registro

Podría decirse que esta es la base de la Efectividad ya que si no sabemos lo que se tiene que hacer ¿cómo podemos esperar que se haga?

Uno de los grandes cambios que he experimentado en estos años que llevo trabajando con base en principios de productividad y gestión personal ha sido la de la sensación de liberación que se tiene cuando uno saca todo de su mente y lo resguarda en un lugar seguro para poder revisarlo más adelante.

Esto es una forma de no estar dando vueltas los temas en mi cabeza una y otra vez, además de que te sirve para la fase de preparación de la que hablaré en el siguiente apartado.

Si bien debe existir en tu sistema un lugar en el que puedas consolidar todas las ideas y tareas que has de poner en marcha (o no), los sistemas de captura que tenemos en la actualidad son sumamente variados y sencillos de usar.

El que más me ha ayudado en los últimos tiempos es definitivamente mi iPhone (o cualquier tipo de teléfono móvil con cámara puede servir) ya que en el calendario registro las citas o pendientes que debo recordar en cierto momento, todas las ideas o datos que debo recordar los almaceno en las notas y si veo un libro que puedo leer algún día le tomo una fotografía.

Es así de sencillo, ya para temas más específicos como lecturas o páginas que quiero leer más adelante utilizo Instapaper, que es una excelente opción para no perder un tema que haya llamado mi atención.

Luego cuando me encuentro en un contexto apropiado para recopilar todo lo vacío en mi sistema de GTD en excel, en mi Control de Gastos o en el calendario.

Preparación

Me hubiera encantado llamar este apartado planeación, pero en vías de la verdad, la planeación dentro de la era del conocimiento es un aspecto que poco tiene que ver con la realidad.

Esto lo digo porque por más que te organices y planees hora por hora tu día, esto pocas veces ocurre, ya que tú no puedes decidir el momento en que te pidan información urgente, o tampoco el momento en que te pidan alguna explicación del trabajo que entregaste hace un par de días.

Lo que sí está en tus manos es prepararte para aquellas tareas que sí o sí deberías poder terminar en el día que transcurre, esas actividades que has definido como las tareas más importantes de tu día y que repercuten en tus intereses o los objetivos que te trazaste.

Esta etapa te ayudará a definir a qué dirigirás tu enfoque, los elementos y los contactos que requerirás para ejecutar durante el día. Si te encuentras en una etapa en la que no puedes decidir el enfoque de tu día entonces una de dos, lo que haces no te importa en lo absoluto o dos traes tantísimos temas abiertos que no encuentras nada que sea lo suficientemente importante y llegado a ese punto debes ejercer acciones y empezar a hacer.

Deberías saber qué tarea sí o sí debe estar hecha en cierto tiempo y partir de ahí para empezar a definir lo que podrías hacer.

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Desarrollo

En el momento de hacer tienes que encontrar la capacidad para llegar a un estado de flujo que te permita avanzar adecuadamente en la actividad. Esto hará que disfrutes mucho el desarrollo de tu tarea  y que la hagas en un tiempo bastante razonable.

Para llegar a este momento te sugiero que hagas lo siguiente:

Deshabilita todas las notificaciones del correo electrónico. Si hay algo que se tenga que hacer de manera urgente la gente podrá encontrar otra forma de contactarte que no sea el correo electrónico, pero la posibilidad de ir cerrando frentes te brinda total libertad de acción.

Elimina otras distracciones: las constantes notificaciones de nuestros grupos de Whatsapp, las noticias, las redes sociales y los juegos son una constante distracción mucho más placentera para nuestra conciencia rebelde que la presentación que debes entregar hasta el viernes, cuando es martes, pero si aprendemos a controlar ese impulso limitando enormemente nuestras notificaciones y distracciones avanzaremos rapidísimo en lo que es importante.

Aíslate de los demás: Esta técnica para mí es la más recurrente cuando de hacer mis tareas importantes se trata, no es ser grosero, es ponerte a lo que estás y dejar que lo que ocurre a tu alrededor no te influya. A nuestra conciencia rebelde le gusta meterse hasta en aquellas cosas que no le competen, así que elimina este gusto con un par de audífonos.

Concéntrate en una cosa a la vez: Si ya sé que tienes como mil cosas que revisar en este momento, pero la única forma de lograr sacarlas todas es atacando una cosa a la vez, es imposible que intentes abarcar todo y si te llegan algunas buenas ideas para avanzar en algo distinto a lo que estás haciendo toma una nota rápidamente que sea lo suficientemente clara para que entiendas de qué se trata y después sigue con lo tuyo.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Incorporar los cambios que te permitan hacer mejor las cosas es una muy buena forma de ser efectivo. No te pierdas ni te presiones efectividad es hacer lo que te corresponde y hacerlo de la mejor manera. Fluye y acciona como debes hacerlo, esto te dará grandes beneficios que te ayudarán a vivir mejor.

Omar Carreño

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