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Cambio de área y mi aplicación productiva de GTD

GTD OC

Como anticipé en el artículo Iniciando el 2013 con ánimos renovados ya se dio el primero de muchos cambios que viviré este año, me cambiaron a un área sumamente técnica, definitivamente ha sido un cambio interesante y no menos complicado ya que a decir verdad desconocía totalmente los procesos que aquí se realizaban, cabe aclarar que sin ser una promoción fue un cambio hacia la jefatura de un departamento, por lo que es algo muy positivo para mí.

Este cambio fue integral desde mi ubicación física en la oficina, las actividades que desempeño y la forma en la que trabajo, todo esto derivó en la necesidad de generar una estrategia que me permita organizar o reorganizar nuevamente mis tiempos y programar de mejor manera mis actividades.

Para ubicarlos en contexto, en mi anterior área realizaba dos funciones esenciales proyectos de resoluciones (análisis jurídico) y viajes de notificación alrededor de la República Mexicana, ambas tenían una fecha de realización y cumplimiento, términos fatales y por consiguiente había que planear y dividir la realización del proyecto de tal forma que no se empalmaran y poder entregar en la fecha exacta, pero había un plazo definitivo.

En mi nueva área aparte de que no conozco bien las tareas y las funciones que tengo que desempeñar todavía, también se generan múltiples actividades al momento, lo que requiere de una planeación y organización distinta, pues todo es muy técnico y tengo que analizar más la normatividad aplicable, es como si hubiera entrado a trabajar a un nuevo lugar, así de drástico e interesante el reto.

¿Qué tuve que hacer para poder organizarme mejor? Me di cuenta que al ser tantas las pequeñas tareas que se iban generando si no adecuaba un sistema que me permitiera dar mejor seguimiento a todas ellas, me iba a encontrar en un problema muy pronto, por lo que decidí “migrarmi sistema GTD de mi iPhone a un archivo de Excel.

Para muchos esto podrá no ser lo más adecuado ya que se pierde la “portabilidad del sistema” pero a mí me está funcionando de maravilla, ¿porqué? Porque es lo más práctico del mundo entrar a la pantalla de mi PC y realizar adecuaciones rápidamente en el Excel.

Podría utilizar algo de más alta tecnología pero de momento lo que necesito es simplicidad, un sistema que me permita estar en orden con mis trabajos y realizar la captura en la bandeja de entrada de manera muy simple.

La separación de las listas la hice mediante diferentes hojas de cálculo, lo cual me ha permitido usar un mismo modelo y las tareas las voy trasladando con la simplicidad de un “copiar pegar”.

Mantuve los criterios originales de David Allen, no le varié mucho, que es una de las cosas que te permiten los modelos de las aplicaciones portátiles para el iPhone y el iPad, hice mis listas bajo los más sencillos criterios de las cuales la que más uso tiene es la denominada Bandeja de Entrada, donde inicio la gestión de todo el proceso.

De esta forma gestiono mucho más fácilmente las tareas que tengo que realizar y todo es tan simple como enviarlo por correo electrónico, de esta forma puedo visualizar mis listas tanto en mi iPhone, como en el iPad y en mi Laptop, por lo que la realidad es que tengo mi GTD en todos lados.

Mis sistemas de captura siguen siendo los mismos, mi cuaderno de notas rápidas, las notas y notas de voz del iPhone, por lo que no me presiono, todo se mantiene igual, solo fue necesarios contextualizar y ver aquello que debía reorganizar.

También sigo ocupando la agenda para poner aquellos compromisos que tienen verificativo en cierto momento determinado y algo que si incorporé fue un sistema de registro para aquellas tareas que ya han quedado concluidas.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Es fundamental realizar todas las adecuaciones que permiten simplificar los procesos, definitivamente mantener un sistema de organización mediante listas con la metodología de GTD genera mayor tranquilidad para saber que todo se realizará en cierto momento, lo importante son los hábitos para seguir el proceso. En términos generales me siento contento con el cambio y expectante ante el nuevo reto, ya les iré contando.

Omar Carreño

 

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17 Comments

  1. Muy buena forma para marcar las actividades, yo tengo algo parecido pero solo en forma de lista, me agrada como lo tienes, con fechas, tiempos, estados y mas. Lo implementaré haber que tal me va.

    Por otro lado, te recomiendo mirar Google Doc, podrías tener tu hoja de calculo en línea y actualizada en todos tus dispositivos 😉

    Suerte en tu nueva área de trabajo.

    • Hola Juan Carlos,

      Primero que nada déjame darte la bienvenida al blog, me siento muy contento por conocer siempre a nuevos lectores que se dan su tiempo de opinar en este espacio.

      Por otro lado, agradezco mucho tu sugerencia, me comprometo a darle una revisión a Google Doc como lo sugieres y de ahí tener actualizado el documento, de momento lo abro con los lectores de office que vienen con la versión para iPad e iPhone de Documents to go.

      Te mando un gran saludo y te agradezco mucho el aporte.

      Mil gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  2. Buen aporte, yo también implementaré esa hoja.
    Respecto a la sugerencia de Juan Carlos parece buena idea…
    Pero he desistido de emplear Drive (es el moderno Doc) por lo intrusivo que es, además no me ha gustado que consideren el derecho a leer todos los documentos míos de manera legal, por lo que he decidido no usarlo.
    Un saludo

    • Hola Avalon,

      Me da mucho gusto que te haya servido la idea, si quieres en algún momento podemos trabajar un formato más simple y minimalista de la versión.

      Desconocía plenamente esto que me comentas, la verdad es que no me meto mucho en las cuestiones referentes a Google, tal vez por falta de conocimiento o interés por contar con las que ya tengo.

      Te mando un gran saludo amigo.

      Omar Carreño

    • Ah caray, normalmente cuando creo un documento o subo un archivo a Google Drive me pregunta qué permisos tendrá, si sólo yo seré quien tendré acceso a el, sólo a quien yo le pase el link, o visible para todo publico.

      Saludos.

      • La experiencia que tengo al respecto es la que comento, he notado la intromisión de un doc con permiso solo para mí…
        Examinadas las condiciones que pone google, te explicita que te podrán ver todos los archivos ellos en virtud de la ley para evitar acciones punibles por ley…
        Está en las condiciones que aceptas.
        Ante la experiencia de intromisión y al leer las condiciones es por lo que descarté su uso.
        Un saludo

  3. Omar,

    Antes, en el iPhone, tu sistema GTD era común para tu vida personal y laboral, ¿no?

    Entiendo que el Excel que comentas es sólo para el trabajo, ¿te ha costado separar estos dos contextos?

    Un saludo,
    Jordi

    • Hola Jordi,

      Fíjate que usaba un sistema que se llama Things, pero creo que es demasiado sofisticado y no hay para PC, que es lo que yo ocupo, así que en este momento no tengo tiempo para estar en el iPad y en el iphone capturando tareas, tal vez en unos meses regrese a los dispositivos móviles, pero mientras el excel estará bien y también me sirve para gestionar cuestiones personales, aunque tal vez los recordatorios y tareas que debo realizar en cierto tiempo de manera programada si las puedo seguir viendo con el iPhone.

      Mil Gracias por tu comentario amigo,

      Saludos,

      Omar Carreño

  4. Ultimamente me estoy apartando de GTD. Si bien me sirvió de mucho, con el tiempo te das cuenta de que hay que simplificar las cosas, y no estar usando un tiempo precioso en revisar y mover tareas de una lista a otra. Autofocus me está ayudando mucho, aunque estoy añadiendo algunas cosas de mi cosecha. Creo que un sistema no es mejor que otro, si el cómo lo utilizas y para qué lo necesitas realmente.

    Por otra parte, empecé también una Excel para llevar mi día a día. Aún estoy depurando su formato. Tus propuestas me sugieren algunas ideas.

    Muchas gracias por el post.

    • Hola Rafael,

      Fíjate que yo sigo usando una hoja y tachando las tareas que debo trabajar en cierto día, pero he dejado de lado el cuaderno y el registro, porque siento que al ver las tareas que no he terminado como pendientes para realizar al día me generaban más estrés.

      Aquí la cuestión es que ya me di cuenta que cuando me llaman se generarán nuevas tareas, de las cuales algunas se han de gestionar urgentemente y otras pasan a ser acciones siguientes, pero siempre debo revisar la fecha de conclusión.

      Cuando gustes podemos comparar los documentos para ver si te resultan de interés. Muchas gracias por tu comentario y tus observaciones.

      Saludos,

      Omar Carreño

  5. Hola Omar,

    Yo me inspiré en el protótipo de Miguel Bolivar para implantar mi sistema en excel. Te pongo el enlace por si a ti o algún otro lector os interesa echar un vistazo a esta versión:

    http://www.optimainfinito.com/2011/05/ejemplo-de-herramienta-gtd-en-excel.html

    Tengo dos ficheros con el mismo formato, uno para profesional y otro para personal, que pueden unificarse si en un momento dado fuera necesario. De momento me siento más cómoda manteniéndoles independientes.

    Mis ficheros están en dropbox, de manera que puedo acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier equipo.

    Empecé este sistema pensando que sería algo provisional porque eran mis primeros pasos con GTD y ya llevo casi dos añitos y me va muy bien… Ha sido agradable encontrar gente que comparta esta forma de implatación 🙂

    Un saludo.

    • Hola Marta,

      Primero que nada quiero también darte la bienvenida a este blog, me encanta conocer gente que tiene ya camino en esto de la productividad porque siempre se aprende algo nuevo.

      Fíjate que no lo había visto, sin embargo creo que es una forma muy práctica y mucho más sintética de hacerlo, a mí ahorita me está funcionando bien el que tengo, pero siempre todo es perfectible.

      Te agradezco mucho la información que nos compartes.

      Saludos,

      Omar Carreño

  6. Hola: vos explicabas que trabajás con un gran volumen de información. Cómo la organizas?
    Me parece práctico lo tuyo pero, Solo lo utilízas en tu trabajo?? y en tu vida personal?
    Interesante tu nota. Saludos

    • Hola Rodolfo,

      También a ti bienvenido a este blog Análisis Realista, espero que te guste el sitio y que lo encuentres de utilidad.

      La información está organizada en carpetas electrónicas, de esta forma lo que voy necesitando lo voy poniendo en marcha a través de un sistema de archivos que no me implique duplicar trabajo y todo tiene que estar en el tema que le corresponda.

      Para las tareas que puedo realizar en casa, siempre mando las actividades por correo electrónico, de esta forma solo tengo un sistema para todos los equipos.

      Saludos,

      Omar Carreño

  7. I would recommend checking out http://www.Gtdagenda.com for an online GTD manager.

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote, and also comes with mobile-web version, and Android and iPhone apps.

  8. Estimado, por lo que estuve leyendo en otro post te cambiaste de Excel a Evernote, pero puedes compartir en excel que has utilizado, yo trabajo en un area en donde tengo que entregar una gran cantidad de informes y datos y necesito tener una planificscion, pero que no me lleve mucho tiempo, tengo un archivo, pero tengo que ir ajustandolo y es bueno ir sacando ideas de personas mas expertas sobre productividad.

    • Hola Cristian,

      Me he permitido enviarte un correo electrónico con la información que me solicitaste, espero que te sea de utilidad y me considero afortunado de que la gente se acerque a mí para este tipo de cosas.

      Te mando un gran abrazo.

      Omar Carreño

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