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Actualización de mi sistema de productividad (GTD y Autofocus)

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Hace unas semanas platicaba con mi amigo Augusto Pinaud quien me preguntaba sobre mi sistema de Productividad, por lo que me he decidido a exponer lo que actualmente está funcionándome en este rubro.

La realidad es que siempre trato de implementar mejoras e ir buscando aspectos que simplifiquen mi sistema y me ayuden a integrar todo fácilmente.

Con relación a las acciones que aplico retomo lo que he compartido en muchas ocasiones: trato de evitar las distracciones, si algo cambia mi planeación no ocurre nada porque tengo bien claro lo que es para cada día, tengo un buen manejo de los calendarios y trato de anotar todo aquello que viene constantemente a mi cabeza.

En lo que se refiere propiamente al Sistema he migrado todas mis listas de Excel a libretas y pilas de libretas en Evernote, si lo confieso, después de mucho pensarlo he caído en la magia de esta aplicación ya que como bien lo expliqué en su momento en el artículo Cambio de área y mi aplicación productiva de GTD en ese momento necesitaba un sistema que supiera manejar bien y Excel me lo permitía.

La realidad es que no puedo separar mi Sistema y necesito poder acceder a él en cualquier plataforma y en cualquier lugar, porque la captura de ideas y las actividades que puedo enlistar en ese sistema se pueden utilizar tanto en casa como en la oficina o en cualquier lado donde cuente con conexión a internet.

La ventaja es que Evernote me permite consultar y capturar en la PC de mi oficina, o en mi iPad, o en mi iPhone, es decir es un sistema integral que no está peleado entre Apple y Microsoft, lo que no tienen otras muchas plataformas lamentablemente.

Evernote

Hubieron también en el post que refiero algunos comentarios que me hicieron ver que el tener mis listas en Excel fue una salida rápida a un cambio muy intenso, pero que ciertamente con un Excel no puedo gestionar aspectos personales tan fácilmente como lo hago con Evernote y que estando en casa ya no tengo que dividir sistemas, todo se integra en uno.

Además lo más práctico es que la nota que hago puede convertirse en un proyecto muy fácilmente al gestionar nuevas libretas y a su vez el tema de la nota es mi próxima acción o tarea a realizar, y del mismo modo puedo ingresar comentarios o agregarle archivos en Word, Excel, PDF, etc.

Esto en cuanto a lo que se refiere al sistema de gestión GTD, en el que tengo mis listas de @ la Espera, @ Próximas acciones, Algún día/Quizás, la Bandeja de Entrada y sin problema alguno también tengo espacio para guardar documentos y notas personales, así como un histórico de lo que he concluido.

En la ejecución práctica de mis tareas, y aunque para los “puristas del GTD” duplique trabajo, no puedo prescindir de anotar en una agenda las actividades que tengo programadas para realizar diariamente, esto tiene dos razones muy personales.

El sistema Autofocus tiene la ventaja innegable de poder ayudarnos a enfocarnos en la tarea que precisamente vamos a realizar en cierto día, hay cosas que de manera mecánica se realizan, sin embargo la sensación de anotar mi actividad pendiente y a su vez palomearla cuando la concluyo es un estímulo motivacional muy importante para mí.

Todo este proceso me permite concentrarme en las tareas que elegí para realizar en cierto día, y de esta forma voy logrando avances que “materializo” en mi lista, es decir al anotarlas se gesta un compromiso mental y por otro lado voy dejando constancia de lo que ocurre en un día normal.

Por lo tanto, integrando estas acciones me encuentro en un verdadero control de mi trabajo diario y de las actividades que puedo hacer fuera de él, aspectos personales y proyectos que ahora captan mi atención y me ayudan a enfocarme mejor.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Encontrar el sistema de productividad que se ajuste a tus necesidades tiene que ver mucho con el momento y la forma en la que las llevas a cabo, trata siempre de adecuarte a tu realidad.

Omar Carreño

 

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7 Comments

  1. Hola Omar. Totalmente de con tu análisis realista de día. No en los sistemas de productividad cerrados, al contrario, la flexibilidad y la modeabilidad del sistema de acuerdo al momento y a las necesidades es si mismo productividad.
    Enhorabuena por tu trabajo y tu blog.

  2. Me refiero a totalmente de acuerdo :)

  3. Omar; mi análisis realista es que te beneficiaría tener tu propia aplicación. ¿Te apetece aprender a programar? Es divertido. Eso o busca algo de autofocus que importe datos de evernote. Sería fantástico.

  4. Cuando observo personas que traen sus tabletas, ipad, iphone, etc. me afirmo que son personas con tantos compromisos que necesitan traer todo en orden y al dia,(mas imagen claro; ya que sus cerebros y agendas no son suficientes; despues con el autoanalisis me cuestiono y respondo, ! Aun te funciona la agenda¡, MENOS ES MEJOR.
    No necesito pedirle de regreso el Ipad a mi esposo.=)

  5. Hola Omar,

    Me resulta muy interesante saber cómo mis referentes en productividad gestionáis las tareas.
    Probé durante un tiempo Evernote, pero definitivamente no es para mí. Estoy totalmente de acuerdo en que hay que buscar un sistema que se ajuste a las necesidades de cada uno.

    Un abrazo

  6. Hola Omar!

    Eres de los pocos que aun usan Autofocus y lo recomiendan en castellano.

    Lo que te queria preguntar era si tu lista de acciones siguientes la manejabas con Autofocus. Si es asi, esto no deja obsoleta la lista de entrada?? Yo estoy tratando de fusionar Autofocus y GTD y es la única manera que he encontrado (hasta el momento).

    Muchas gracias por tu blog!

    • Hola Ana,

      No puedo evitar mi gusto al recibir un comentario a esta entrada, la verdad de las cosas es que ambos sistemas fusionados sirven muy bien, recuerda que la Bandeja de Entrada es para que todo llegue a un puerto seguro en el momento en el que ocurre.

      Autofocus me funciona para ir analizando lo que voy a hacer durante el día, es como una lista de “Hacer” solo que al ver todas las actividades plasmadas en un cuaderno voy recorriendo la lista para poder definir mi próxima actividad.

      La bandeja de entrada es todo lo que nos llega, pero no Todo lo que vamos a hacer, por otro lado la lista de Autofocus me permite “enfocarme” precisamente en lo que tengo que hacer en este momento.

      Mil gracias por tu comentario,

      Saludos cordiales.

      Omar Carreño

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