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9 ideas productivas para tener mejores resultados en el trabajo

He aprendido que una buena forma de mostrar conceptos productivos es mediante la aplicación práctica de los mismos. Esto nos ayuda a tomar ejemplos para ir implementando hábitos que nos ayuden a desarrollar mejor y más eficientemente nuestras actividades.

Tal y como comenté la semana pasada en el artículo “mi aplicación de Autofocus como sistema de productividad”, los sistemas productivos se van adecuando a nuestras necesidades, tal vez lo que me funciona a mi, no sea aplicable para el desarrollo de las actividades de otro, sin embargo hay algunos principios clave que nos permitirán aplicar el sentido común para obtener los mejores resultados en nuestro día con día.

En muchos casos lo que nos limita a dar el siguiente paso para mejorar es no contar con las ideas adecuadas para prever situaciones comunes en nuestro centro de trabajo. En este artículo les voy a transmitir algunas ideas que a mi me han servido para desarrollar mejor mis actividades.

1. Genera una lista de actividades importantes: Yo utilizo Autofocus, sin embargo muchos escritores de productividad te llevan de la mano por métodos como GTD, ZTD u otros, el principio es esencialmente el mismo, existen durante el día algunas actividades que puedes desarrollar de manera organizada a las que tú denomines las tareas más importantes, estas actividades deben estar enlistadas de tal forma que las puedas identificar plenamente, y deben ser las que desarrolles en las primeras horas de tu día que es el momento en el que tienes mayor oportunidad para generar ideas y toda la claridad para hacerlo.

2. Saca las ideas o pendientes de tu cabeza: Muchas veces traemos en mente varias cosas personales o laborales que sabemos que tenemos que hacer, pero no es el momento o no nos hemos organizado correctamente para realizarlas, sin embargo, están ahí, rondándonos, distrayéndonos, porque aparte sabemos que no lo debemos olvidar, lo que hago últimamente es que lo anoto rápidamente o si voy manejando lo grabo en la Blackberry, posteriormente lo apunto en su cuaderno correspondiente; con esto ya sé que he dado el primer paso para darles solución y no es algo que me esté distrayendo a cada momento.

3. Prepara reuniones con anticipación: Si sabes que tendrás una reunión importante, lo mejor es que le dediques un tiempo a su preparación, lleva aquellos elementos que puedan solicitarte, busca datos, fundamentos, esto se los cuento porque a mi me tocó en más de una ocasión que estaba en plena reunión y es bien desagradable que te pidan algo que “deberías” haber llevado y andes corriendo por todos lados buscándolo; ahora entro más tranquilo, pues cuento con todos los elementos que necesite o pueda necesitar.

4. Evita las distracciones: Internet es distracción, el compañero de junto es distracción, andar yendo por el cafecito/cigarrito es distracción, contar lo que viste en la televisión la noche anterior es distracción, andar hablando mil horas por teléfono es distracción, ¿por qué hago esta lista? Porque a veces hacemos cosas que no consideramos distracciones, es mucho mejor ocupar la hora de comida o los periodos de descanso entre actividades para hacer este tipo de cosas, (siempre con un límite máximo) que andar saliendo a las diez de la noche de la oficina, todo se puede hacer, pero con moderación y en los momentos adecuados.

5. Aprende a identificar los urgentes: He aprendido a identificar dos tipos de urgentes laborales, los urgentes inmediatos y los urgentes postergables; es lógico que todo aquello que te pasan sea urgente, por algo es trabajo, sin embargo no siempre son de entrega inmediata, dependiente de tu planeación diaria, tú puedes disponer de un horario para hacer las cosas que te resulten más importantes y después trabajar en el urgente postergable, pero siempre es bueno preguntar “¿Para cuándo lo necesitas?” El “¡Para ya!” es un excelente diagnóstico del urgente inmediato.

6. Soluciona tus errores: Como todo ser humano, por más productivos que seamos podemos incurrir en equivocaciones, lo primero y más importante es reconocer que nos hemos equivocado, lo que yo hago para evitar un regaño o verme mal, es que si me equivoco veo dónde estuvo la falla, corrijo el error lo mejor posible y después lo informo con la solución en la mano, obviamente hay ocasiones en las que no cuento con las facultades para resolverlo, pero al momento de informarlo traigo conmigo todos los elementos necesarios para solucionarlo o la solución que considero más adecuada. Esto me ha servido para reducir problemas innecesarios en el trabajo.

7. Toma notas eficientes: Antes en una reunión me la pasaba tomando notas de todo, para mí todo era importante, hoy he aprendido a simplificar la información que recibo y utilizo el tiempo que andaba de “escribano” para poner más atención y solo anoto ideas clave, que estoy procesando mientras la explican, si son varias cosas importantes, anoto más ideas, pero todo va enfocado a poner atención a lo que se dice en el momento.

8. Aprovecha mejor tú tiempo: Trata de sacarle el mayor partido a tu día, el único recurso que no podemos volver a tener nunca es el tiempo, la gran ventaja de hacer las cosas de manera organizada es que no tendrás oportunidad de estar divagando, tendrás resultados más alentadores si te administras en base a tus horarios.

9. Entrega trabajos de calidad: ¿Acaso no es muy molesto que te regresen un trabajo porque está mal hecho? Más vale la pena hacer las cosas bien desde un principio, trata de ser muy detallista en todo lo que presentas, vuélvete más organizado en tus cosas, trata de ser pulcro en tus trabajos.

Mi Análisis Realista del día de hoy es el siguiente: La intención de compartir ideas productivas es que cada quien vaya forjando sus propios hábitos y los emplee para mejorar sus resultados; este proceso es lento, requiere práctica y dedicación, pero los resultados son muy benéficos.

Omar Carreño

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19 Comments

  1. Muy buenas ideas.

    Aunque no puede dar más importancia a unas que a otras, tengo que decirte que la preparación de las reuniones con anticipación me liberó de mucho del estrés con el que llegaba a las reuniones.

    Un buen día, no recuerdo muy bien porque, empecé a preparar las reuniones y desde luego cambió mi estado de ánimo, me sentía con control y mucho más profesional que antes. Lo recomiendo.

    Como he dicho todas las ideas que has aportado son muy buenas y se deben aplicar todas.

    Un saludo,

    Inma.

    • Hola Inma,

      Definitivamente es muy importante este punto, fíjate que a mí también me ha permitido estar en control, sobre todo por el aspecto que mencionas y es que cada vez son más los aspectos que te pueden llegar a cuestionar y es mejor estar preparado.

      Me da muchísimo gusto que te haya gustado el artículo, en verdad tenía que compartir estos puntos, pues los consideré sumamente necesarios.

      Saludos mi querida amiga,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  2. Coincido con Inma, son muy buenas ideas.
    Las reuniones pueden ser muy productivas si todo el mundo las tiene preparadas y se sigue un orden del día.
    Por otro lado, cuando no está muy claro el porqué de una reunión, pueden llegar a ser una pérdida de tiempo.
    Creo que las reuniones hay que dejarlas como último recurso, para cuando es imposible resolver algún problema mediante otro medio, como por ejemplo el correo electrónico.

    Saludos

    • Hola Luis José,

      Coincido contigo plenamente, muchas veces he sentido que en las reuniones de trabajo se pierde tiempo muy valioso, sobre todo porque no todo mundo está en la misma disposición de atender los puntos que importan y la desviación de temas es impresionante.

      Me siento muy contento de coincidir contigo en ese punto, es un tema que vale la pena desarrollar más a fondo.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  3. Hola Omar!

    Me encantó, todo lo dices tan sencillo. Yo lo llamaría los” 9 mandamientos de la productividad sin tanto choro”.

    Saludos y .. a trabajar!

    • Hola Eire,

      Mil Gracias por tus palabras, en verdad muchas veces pienso que quiero que mis artículos se lean de esa forma, sobre todo en la cuestión práctica, considero que es muy importante establecer y compartir lo que nos ha servido para poder mejorar todos en sintonía.

      Me siento muy contento de lo que has dicho, me motiva a hacer más esfuerzos por llevar a cabo nuevas ideas.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  4. Yo corregiría el punto 3:

    3. Evita las reuniones a toda costa. Las juntas en la oficina hay que limitarlas a 10 minutos, no más. En mi experiencia todas las reuniones de trabajo a las que asistí en casi 20 años de vida oficinal, fueron templos a la improductividad.

    El asunto a tratar siempre se puede arreglar con correo electrónico o grupos de trabajo en línea como foros o sistemas tipo Basecamp.

    En caso de que la reunión no pueda ser evitada, hay que restringir el tiempo a sólo 10 minutos porque eso es justo lo que necesitas para comunicarte y ser productivo. El resto del tiempo es basura y plática sin sentido.

    Como siempre, buen artículo!

    • Hola Morex,

      Mira que muchas veces siento lo mismo, lamentablemente cuando uno es “mando medio” es imposible organizar o limitar las necesidades de los superiores, lo que yo he buscado es evitar las distracciones de andar contando lo que me pasó en el camino hacia el trabajo, lo que vi en la tele anoche, etc.

      Esas pláticas pueden durar hasta 40 minutos sin darte cuenta y es ahí donde siento que también se va mucho tiempo.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  5. ¡Hola Omar y fiel compañía de lectores!

    Me atrevo a sugerir una idea más: saber por que se está haciendo. Y no me refiero a lo obvio de que es tu trabajo, sino a como mantenerse motivado y enfocado a pesar de lo que llega a desmotivarnos.

    El crecimiento personal y profesional, el tener lo necesario para sustentar a la familia, el logro de una meta mayor, el futuro de los hijos, esas son las cosas más importantes por las cuales debemos de estar motivados a ser los mejores yo posibles y tansmitir esa energía a nuestro trabajo, por más insipido o repetitivo que nos pueda parecer.

    Es inspirador ver tu crecimiento (ya se, lo he comentado antes, pero es extraordinario ver tu crecimiento como persona) y como cada vez tomas una visión más clara de lo que deseas hacer con tu blog.

    ¡Arazos pariente!

    • Mi estimado RA Walker,

      ¡Cuánta razón tienen tus palabras! Ese aspecto es uno de los más importantes que existen, yo considero que el pensar todos los días en porqué hacemos las cosas nos ayuda a dedicarnos mucho más y poner mayor empeño en nuestro trabajo.

      Me siento muy halagado de lo que me dices, sabes que este crecimiento ha sido paulatino y en base a mucho estudio, práctica y ejercicio de lo que aquí escribo. En verdad me da mucha felicidad que personas como tú que han estado desde el principio sigan colaborando de esta forma, por eso te lo he dicho con el corazón en la mano, siento que eres parte de mi familia y siempre seré muy feliz de poder decirlo así.

      Te mando un gran abrazo,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  6. Te felicito por este análisis, si empezamos el año con el pie derecho seguro nuestro trabajo será mejor, sin embargo, me gustaría hacer énfasis en el tema de la calidad que creo que hoy en día se ha perdido mucho, puesto que siento que la trabaja por trabajar y eso esta muy mal.

    Invito a tus lectores a que trabajen con pasión y calidad que nosotros los abogados enseñemos a nuestros pasantes y gente de confianza a trabajar con calidad y gusto, así sabrán que trabajar es algo importante como crecimiento personal ocasionado un cadena de beneficios, empezando por nosotros mismos y por ende por nuestros clientes, lo cual, es perfectamente aplicable a cualquier profesión y giro empresarial.

    Saludos!

    • Hola Betty,

      Muchas gracias por tu felicitación, en verdad me motivo mucho por tus palabras pues encuentro en ellas mucha sinceridad y apoyo a este humilde trabajo.

      Coincido contigo en que la calidad en lo que hacemos debe ser prioritaria, es nuestra carta de presentación y con esto podemos determinar mucho de lo que somos.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

      • Así es amigo, la calidad es básica y en todo lo que hagamos incluso en la vida personal, más vale calidad de tiempo, esfuerzo, trabajo, etc. Saludos!!!

  7. Excelente artículo primo, desde hoy pondré en práctica algunos que definitivamente me hacen falta, y por supuesto pulir los que ya llevo a cabo, el punto número 4 el de las distracciones, es esencial, las distracciones que hoy con las nuevas tecnologías han crecido afectan en gran parte al desarrollo de nuestro trabajo impidiendo el crecimiento profesional y en algunos casos devaluando el personal.

    La primera vez que te leo, definitiva y absolutamente tienes un lector más.

    • Hola Primo,

      Primero que nada ¡Bienvenido a Análisis Realista! Me siento muy contento de que te integres a este trabajo que rige muchos de los nuevos cambios que he ido experimentando a lo largo de un año.

      Considero que tienes razón en ese punto, normalmente no nos damos cuenta, pero todo puede generar distracciones, lo cual nos lleva a procastinar, esto es dejar todo al último y hacerlo a las carreras.

      Me siento orgulloso de que te vuelvas parte de este proyecto, estás invitadísimo a comentar y criticar lo que quieras, es la mejor forma de crecer.

      Saludos,

      Mil Gracias por tu comentario,

      Omar Carreño

  8. ¡Estoy con Eire! Este debería ser el decálogo que cualquier “trabajador productivo”.

    Yo llevo algunos meses que para las reuniones a las que tengo que ir pido la Agenda y si no existe la creo yo, o como mínimo de los puntos que a mi me afectan. También intento salir con la lista de TODOs. Es complicado pero por ahora puede mi voluntad!

    Para mi el primer punto es el más importante: tener claras las MIT del día para no perder el foco y saber tu objetivo a corto plazo.

    • Hola Jordi,

      Definitivamente coincido contigo en que el primer punto es el más importante, este define nuestro día de manera increíble ya que nos permite saber en que tenemos que poner nuestro principal enfoque.

      Me parece lógico que vayas preparando todo desde la Junta misma, sin embargo he aprendido que eso lo puedo hacer saliendo, ahí plasmo ideas y trato de participar activamente para “acelerar” un poco el ritmo de la reunión, pero a veces esto no es posible.

      Mil Gracias por tu comentario tan alentador, creo que sería muy pretensioso si considerara esto como un decálogo, pero si ustedes lo mencionan así me da gusto.

      Te mando un gran abrazo.

      Saludos,

      Omar Carreño

  9. Buenos consejos en general, prácticos, sencillos y que verdaderamente funcionan para mejorar la productividad.

    A veces el problema es la interacción con otros. Mi jefe por ejemplo toma todas las llamadas que le entan cuando estoy reunido con él y a veces he estado literalmente varias horas con él que ha sido una pérdida de tiempo.

    Aunque lo he hablado con él, no deja de contestar a un cliente si lo buscan (hay momentos para todo). Entonces, por más que trato, no puedo mejorar este aspecto.

    Me enfoco en cosas que sí puedo controlar, mejor.

    • Hola Joan,

      Me siento sumamente contento con tus observaciones, de hecho creo que la productividad es mucho de eso, cosas sencillas en las que interviene el sentido común de lo que es el deber ser.

      Coincido contigo, no podemos cambiar a todo el mundo, pero si nosotros ponemos nuestro granito de arena, es más fácil trabajar de esa forma.

      Mil Gracias por tu comentario,

      Saludos,

      Omar Carreño

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